Ένα σύστημα διαχείρισης ραντεβού παρακολουθεί κάθε ραντεβού από τη στιγμή που κλείνεται μέχρι την επόμενη επίσκεψη του ασθενούς. Στην εφαρμογή ClinicBrain η γραμματεία ή ο ιατρός καταχωρίζει το ραντεβού στο ημερολόγιο, ο ασθενής λαμβάνει αυτόματη υπενθύμιση μία μέρα και μία ώρα πριν, και μετά την επίσκεψη μπορεί να φύγει μήνυμα επανεξέτασης σε 3 ή 6 μήνες. Το κλείσιμο το κάνει το ιατρείο, όχι ο ασθενής: δεν υπάρχει δημόσια σελίδα κρατήσεων. Ο στόχος είναι λιγότερες άδειες ώρες, χωρίς επιπλέον τηλεφωνήματα.
- Το ραντεβού το κλείνει το ιατρείο. Ο ασθενής δεν εγκαθιστά τίποτα, απλώς λαμβάνει μήνυμα.
- Υπενθύμιση συνήθως μία μέρα και μία ώρα πριν, με μήνυμα στο κινητό, email ή και τα δύο.
- Η έγκαιρη ακύρωση αφήνει περιθώριο να καλυφθεί το κενό.
- 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο.
- Μήνυμα επανεξέτασης μετά από μήνες, με τη δική σας διατύπωση.
Σε ποιον ταιριάζει αυτό το σύστημα ραντεβού
Ιατρείο όπου το τηλέφωνο το σηκώνει ο ιατρός
Γράφετε το ραντεβού από το κινητό τη στιγμή που κλείνετε το τηλέφωνο. Η υπενθύμιση φεύγει μόνη της, άρα δεν χρειάζεται να θυμηθείτε το βράδυ ποιον πρέπει να πάρετε.
Ιατρείο με μία γραμματέα
Η γραμματεία γλιτώνει τον γύρο των τηλεφωνημάτων επιβεβαίωσης. Ο χρόνος αυτός πηγαίνει στους ασθενείς που έχει μπροστά της και στα κενά που πρέπει να καλυφθούν.
Πολυϊατρεία και ιατρικά κέντρα
Κάθε γιατρός έχει τις δικές του υπηρεσίες και ώρες, αλλά η υποδοχή βλέπει ένα ημερολόγιο. Τα ιδιαίτερα του συντονισμού περιγράφονται στη σελίδα για ιατρικά κέντρα και πολυϊατρεία.
Κλινικές με πολλά ραντεβού την ημέρα
Όσο ανεβαίνει ο όγκος, τόσο περισσότερο κοστίζει κάθε ποσοστό απουσιών. Η εβδομαδιαία σύνοψη δίνει εικόνα στον υπεύθυνο. Δείτε και το λογισμικό κλινικής.
Τι κάνει το πρόγραμμα διαχείρισης ραντεβού σε κάθε στάδιο
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Καταχώριση | Το ραντεβού μπαίνει στο ημερολόγιο με υπηρεσία, διάρκεια και χρώμα. | Η ώρα δεσμεύεται σωστά από την πρώτη στιγμή, χωρίς διπλοκρατήσεις από βιασύνη. |
| Ωράριο και άδειες | Ώρες λειτουργίας και απουσίες για κάθε γιατρό και μέλος του προσωπικού. | Δεν κλείνεται ραντεβού σε μέρα που λείπετε. |
| Google Calendar | Αμφίδρομος συγχρονισμός. Ό,τι γράφετε στο Google φαίνεται ως απασχολημένη ώρα. | Το χειρουργείο ή το συνέδριο δεν συγκρούεται με ραντεβού. |
| Υπενθύμιση μία μέρα πριν | Αυτόματο μήνυμα στο κινητό, email ή και τα δύο. | Όποιος δεν μπορεί να έρθει το θυμάται εγκαίρως και σας ειδοποιεί. |
| Υπενθύμιση μία ώρα πριν | Δεύτερο αυτόματο μήνυμα λίγο πριν από το ραντεβού. | Λιγότερες καθυστερήσεις και λιγότερα «το ξέχασα». |
| Σήμερα | Τα ραντεβού της ημέρας και όσα θέλουν προσοχή. | Η υποδοχή ξέρει ποιος έρχεται και τι εκκρεμεί. |
| Μήνυμα επανεξέτασης | Κανόνας που στέλνει μήνυμα μετά από μήνες, για παράδειγμα σε 3 ή 6. | Ο ασθενής που «θα ξαναπάρει» πράγματι ξαναπαίρνει. |
| Αίτημα κριτικής | Μήνυμα μετά την επίσκεψη που ζητά ειλικρινή κριτική στο Google. | Περισσότερες κριτικές βοηθούν την τοπική σας κατάταξη. |
Πώς δουλεύει ένα σύστημα διαχείρισης ραντεβού από το τηλεφώνημα ως την επίσκεψη;
Το ραντεβού ξεκινά όπως πάντα: ο ασθενής τηλεφωνεί και κάποιος στο ιατρείο τού δίνει ώρα. Η διαφορά είναι τι γίνεται από εκεί και πέρα. Σε ένα σύστημα διαχείρισης ραντεβού η καταχώριση είναι η τελευταία χειροκίνητη κίνηση.
- Κλείσιμο. Η γραμματεία διαλέγει υπηρεσία και γιατρό. Η διάρκεια μπαίνει μόνη της, γιατί είναι ορισμένη ανά υπηρεσία.
- Αναμονή. Το ραντεβού φαίνεται στο ημερολόγιο όλων όσοι πρέπει να το βλέπουν, σε υπολογιστή και κινητό.
- Παραμονή. Φεύγει η πρώτη υπενθύμιση, μία μέρα πριν.
- Ημέρα επίσκεψης. Το ραντεβού εμφανίζεται στη σελίδα «Σήμερα» και μία ώρα πριν φεύγει η δεύτερη υπενθύμιση.
- Μετά. Ισχύουν οι κανόνες που έχετε ορίσει: αίτημα κριτικής, μήνυμα επανεξέτασης.
Αν σήμερα δουλεύετε με χαρτί ή με Excel, ο οδηγός για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου δείχνει πού αρκούν και πού αρχίζουν να σπάνε.
Τι στέλνει το σύστημα ραντεβού στον ασθενή πριν από την επίσκεψη;
Δύο υπενθυμίσεις: συνήθως μία την προηγούμενη μέρα και μία περίπου μία ώρα πριν. Φτάνουν ως μήνυμα στο κινητό, ως email ή και με τους δύο τρόπους, ανάλογα με το τι θα ορίσετε.
Η διατύπωση είναι δική σας. Το ιατρείο αποφασίζει τι γράφει το μήνυμα και με ποιο ύφος. Ο ασθενής δεν χρειάζεται εφαρμογή ούτε λογαριασμό για να το λάβει.
Γιατί δύο και όχι μία; Η πρώτη εξυπηρετεί τον προγραμματισμό: ο ασθενής έχει ακόμη χρόνο να κανονίσει τη δουλειά του ή να σας πει ότι δεν θα έρθει. Η δεύτερη εξυπηρετεί τη μνήμη: πιάνει όσους θυμούνταν το ραντεβού χθες και το ξέχασαν σήμερα. Η υπενθύμιση είναι ενημέρωση για ένα ραντεβού που ο ίδιος ο ασθενής έκλεισε, όχι προωθητικό μήνυμα. Περισσότερα για τον χρόνο και το περιεχόμενο θα βρείτε στον οδηγό για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.
Τι γίνεται όταν ο ασθενής ακυρώνει και πώς καλύπτεται το κενό;
Η ακύρωση δεν είναι το πρόβλημα. Το πρόβλημα είναι η ακύρωση που δεν μαθαίνετε ποτέ, δηλαδή η απουσία. Η υπενθύμιση της προηγούμενης μέρας μετατρέπει ένα μέρος των απουσιών σε έγκαιρες ακυρώσεις, και μια έγκαιρη ακύρωση είναι ώρα που μπορεί ακόμη να δοθεί.
Όταν ο ασθενής σας ειδοποιήσει, η γραμματεία ελευθερώνει ή μετακινεί το ραντεβού στο ημερολόγιο και η ώρα φαίνεται αμέσως κενή σε όλους. Το ποιος θα πάρει τη θέση παραμένει δουλειά του ιατρείου: ένα τηλεφώνημα σε ασθενή που ζητούσε νωρίτερη ώρα ή σε κάποιον που περιμένει επανεξέταση. Η εφαρμογή δεν γεμίζει το κενό μόνη της. Αυτό που δίνει είναι χρόνος αντίδρασης και καθαρή εικόνα.
Ένα πρακτικό βήμα: σημειώστε στο κανάλι της ομάδας ποιοι ασθενείς θέλουν νωρίτερο ραντεβού, ώστε η γραμματεία να ξέρει ποιον να καλέσει πρώτο. Ο οδηγός για την οργάνωση της γραμματείας έχει περισσότερες ιδέες.
Πόσα ραντεβού χάνει ένα ιατρείο χωρίς ηλεκτρονικό πρόγραμμα ραντεβού;
Εξαρτάται από το ιατρείο, και δεν θα σας δώσουμε στατιστικές που δεν έχουμε μετρήσει. Υπάρχει όμως μια απλή αριθμητική που μπορείτε να κάνετε με τα δικά σας νούμερα.
Αν χάνονται μόλις δύο ραντεβού την εβδομάδα από ασθενείς που δεν εμφανίστηκαν, τότε: 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο. Εκατό ώρες που είχατε κρατήσει και έμειναν άδειες, χωρίς να φταίει η ζήτηση.
Ανοίξτε την ατζέντα των τελευταίων τεσσάρων εβδομάδων και μετρήστε πόσοι δεν ήρθαν χωρίς να ειδοποιήσουν. Αν ο αριθμός είναι κοντά στο δύο την εβδομάδα ή πάνω, οι υπενθυμίσεις έχουν αντικείμενο. Αν είναι σχεδόν μηδέν, μάλλον το κάνετε ήδη καλά με το χέρι, και το ερώτημα γίνεται πόσο χρόνο σας κοστίζει.
Οι απουσίες δεν μηδενίζονται ποτέ. Τα «100+ επιπλέον ραντεβού τον χρόνο» που βλέπετε στην αρχική μας σελίδα είναι στόχος και όχι εγγύηση.
Τι κάνει το σύστημα ραντεβού μετά την επίσκεψη;
Εδώ σταματούν τα περισσότερα ιατρεία, και εδώ χάνεται η επόμενη επίσκεψη. Ο ασθενής φεύγει με ένα «να σας ξαναδώ σε έξι μήνες» και κανείς δεν το σημειώνει πουθενά.
Στην ενότητα «Αυτοματισμοί» ορίζετε κανόνες με δική σας διατύπωση. Ένας κανόνας επανεξέτασης στέλνει μήνυμα μετά από μήνες, για παράδειγμα σε 3 ή 6, και θυμίζει στον ασθενή να κλείσει ραντεβού. Ο ασθενής τηλεφωνεί, η γραμματεία καταχωρίζει, και ο κύκλος ξεκινά πάλι. Το πώς στήνεται σωστά μια τέτοια ροή περιγράφεται στον οδηγό για την επανάκληση ασθενών για επανεξέταση.
Ο δεύτερος κανόνας αφορά τις κριτικές. Μετά την επίσκεψη μπορεί να φεύγει αίτημα κριτικής στο Google σε όλους τους ασθενείς, χωρίς αντάλλαγμα, χωρίς φιλτράρισμα, για ειλικρινή γνώμη. Το ιατρείο δεν αναδημοσιεύει ποτέ κριτικές. Αν σας ενδιαφέρει περισσότερο η σχέση με τον ασθενή στον χρόνο παρά το ημερολόγιο, δείτε τη σελίδα για το CRM ιατρείου.
Τι δεν κάνει και τι δεν υπόσχεται
- Δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει μόνος του ραντεβού. Η σελίδα αυτή απευθύνεται στο ιατρείο, όχι σε ασθενείς που ψάχνουν να κλείσουν ραντεβού.
- Δεν γεμίζει αυτόματα την ώρα που ακυρώθηκε. Σας δίνει χρόνο και εικόνα, το τηλεφώνημα το κάνει το ιατρείο.
- Δεν μηδενίζει τις απουσίες. Κάποιοι ασθενείς δεν θα έρθουν ό,τι και να λάβουν.
- Δεν εκδίδει αποδείξεις ή τιμολόγια και δεν στέλνει στο myDATA.
- Δεν κάνει συνταγογράφηση και δεν συνδέεται με την ΗΔΙΚΑ ή τον εθνικό φάκελο υγείας.