Πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου: τι να ζητάτε πριν διαλέξετε

Δευτέρα πρωί. Η γραμματεία κρατά το ακουστικό στον ώμο, γυρίζει σελίδες στην ατζέντα και προσπαθεί να διαβάσει ένα όνομα γραμμένο με μολύβι πάνω σε ένα σβησμένο. Εσείς, από το σπίτι το προηγούμενο βράδυ, δεν είχατε τρόπο να δείτε αν το πρώτο ραντεβού είναι στις 9:00 ή στις 9:30. Εκεί ξεκινά συνήθως η αναζήτηση για ένα πρόγραμμα ραντεβού.

Η προσέγγιση αυτή στηρίζεται σε μια αλλαγή στην ιατρική διαφήμιση: η προσωπική διαφήμιση του γιατρού απαγορεύεται ρητά από το άρθρο 17 του ν. 3418/2005 και πλέον ελέγχεται συστηματικά μέσω MedWatch. Οι κανόνες ισχύουν από το 2005. Αυτό που άλλαξε είναι ο συστηματικός έλεγχος. Όταν οι νέοι ασθενείς δεν έρχονται από διαφημίσεις, η οργάνωση των ραντεβού που ήδη έχετε γίνεται το πρώτο πράγμα που αξίζει να δουλεύει σωστά.

Τι πρέπει να κάνει ένα πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου;

Οκτώ πράγματα. Αν λείπει κάποιο από τα τέσσερα πρώτα, έχετε μια ηλεκτρονική ατζέντα και όχι ένα πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου.

1. Ημερολόγιο για γιατρό και γραμματεία. Το ίδιο πρόγραμμα, την ίδια στιγμή, σε όλες τις οθόνες. Διαφορετική διάρκεια ανά είδος επίσκεψης, κενά για διαλείμματα και χειρουργεία, και προβολή ημέρας και εβδομάδας.
2. Αυτόματες υπενθυμίσεις. Μία ημέρα και μία ώρα πριν από κάθε ραντεβού, χωρίς να πατήσει κανείς τίποτα. Αν το ραντεβού μετακινηθεί, η υπενθύμιση ακολουθεί τη νέα ώρα.
3. Αίτημα για ειλικρινή κριτική στο Google μετά την επίσκεψη. Σε όλους τους ασθενείς, χωρίς αντάλλαγμα, χωρίς φιλτράρισμα. Ένα πρόγραμμα που στέλνει το αίτημα μόνο σε όσους «έμειναν ευχαριστημένοι» σας εκθέτει απέναντι στους κανόνες της Google.
4. Λίστα ασθενών. Όνομα, τηλέφωνο, ιστορικό ραντεβού. Αναζήτηση που βρίσκει τον ασθενή με τα τρία πρώτα γράμματα, όσο ο ίδιος περιμένει στο τηλέφωνο.
5. Ποιος έχει πρόσβαση. Ξεχωριστός λογαριασμός για κάθε άνθρωπο του ιατρείου. Η γραμματεία βλέπει το πρόγραμμα· δεν χρειάζεται να βλέπει ό,τι βλέπει ο γιατρός.
6. Εξαγωγή των δεδομένων σας. Ασθενείς και ραντεβού σε αρχείο που ανοίγει και αλλού, όποτε το ζητήσετε.
7. Πού φυλάσσονται τα δεδομένα. Σαφής απάντηση για τη χώρα, τα αντίγραφα ασφαλείας και τη σύμβαση με τον προμηθευτή.
8. Κινητό. Να βλέπετε το αυριανό πρόγραμμα από το κινητό χωρίς να μεγεθύνετε την οθόνη, και να μπορείτε να κλείσετε ένα ραντεβού όρθιοι.

Ό,τι υπάρχει πέρα από αυτά, όπως στατιστικά ή χρωματικές ετικέτες, είναι χρήσιμο μόνο αν τα οκτώ βασικά δουλεύουν χωρίς σκέψη.

Χαρτί, Excel ή ειδικό πρόγραμμα: τι ταιριάζει σε ποιο ιατρείο;

Και τα τρία δουλεύουν. Η διαφορά είναι τι κάνει το καθένα μόνο του και τι αφήνει στη γραμματεία.

• Χάρτινη ατζέντα. Γρήγορη, γνώριμη, δεν χαλά. Υπάρχει όμως σε ένα μόνο σημείο, δεν θυμίζει τίποτα σε κανέναν, δεν έχει αντίγραφο, και όποιος περάσει από το γκισέ μπορεί να διαβάσει τα ονόματα της ημέρας.
• Excel ή κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο. Ψάχνεται και αντιγράφεται εύκολα. Δεν στέλνει υπενθυμίσεις, δύο άνθρωποι μπορούν να γράψουν ο ένας πάνω στον άλλον, και συνήθως όλοι μπαίνουν με τον ίδιο κωδικό.
• Γενικό ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Φαίνεται στο κινητό και μοιράζεται εύκολα. Δεν φτιάχτηκε για ιατρείο: δεν έχει λίστα ασθενών, και οι ειδοποιήσεις του πηγαίνουν σε εσάς, όχι στον ασθενή.
• Ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης ιατρείου. Κάνει και τα οκτώ παραπάνω. Θέλει μία εβδομάδα συνήθειας, εξαρτάστε από έναν προμηθευτή, και χρειάζεται σύμβαση για τα δεδομένα.

Ένα ιατρείο με λίγα ραντεβού την ημέρα, που κλείνονται για την ίδια εβδομάδα, μπορεί να μείνει στο χαρτί χωρίς να χάνει πολλά. Όσο τα ραντεβού κλείνονται εβδομάδες νωρίτερα και όσο περισσότεροι άνθρωποι αγγίζουν το πρόγραμμα, τόσο περισσότερο κοστίζει η έλλειψη υπενθύμισης και κοινής εικόνας.

Αρκεί ένα δωρεάν πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου;

Για το ημερολόγιο, συχνά ναι. Για ό,τι αφορά δεδομένα ασθενών και υπενθυμίσεις, χρειάζεται να διαβάσετε τους όρους πριν το εμπιστευτείτε.

Όταν αναζητάτε «πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου δωρεάν», θα βρείτε γενικά εργαλεία κρατήσεων και δωρεάν εκδόσεις εμπορικών προγραμμάτων. Τέσσερα σημεία αξίζουν έλεγχο:

• Τι ακριβώς περιλαμβάνεται. Τα μηνύματα προς τους ασθενείς έχουν κόστος αποστολής για όποιον τα στέλνει. Δείτε αν οι υπενθυμίσεις ανήκουν στη δωρεάν έκδοση ή χρεώνονται χωριστά.
• Όρια. Αριθμός ραντεβού, χρηστών ή ασθενών πάνω από τον οποίο αλλάζει το πακέτο.
• Σύμβαση για τα δεδομένα. Αν ο προμηθευτής δεν υπογράφει σύμβαση επεξεργασίας, το εργαλείο δεν είναι για στοιχεία ασθενών, όσο βολικό κι αν είναι.
• Υποστήριξη. Ποιος απαντά, και σε πόση ώρα, όταν το πρόγραμμα δεν ανοίγει Δευτέρα πρωί.

Πού μένουν τα δεδομένα των ασθενών και ποιος τα βλέπει;

Υπεύθυνος για τα δεδομένα παραμένετε εσείς, όχι ο προμηθευτής. Το λογισμικό ιατρείου είναι εργαλείο που δουλεύει για λογαριασμό σας.

Ο GDPR ζητά δύο πράγματα που αφορούν άμεσα την επιλογή σας. Το πρώτο είναι γραπτή σύμβαση με όποιον επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας (άρθρο 28): ο προμηθευτής ενεργεί μόνο με δικές σας οδηγίες και, όταν τελειώσει η συνεργασία, διαγράφει ή επιστρέφει τα δεδομένα. Το δεύτερο είναι κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας (άρθρο 32). Στην πράξη: κρυπτογραφημένη σύνδεση, προσωπικοί κωδικοί, αντίγραφα ασφαλείας.

Δίπλα στον GDPR ισχύει το ιατρικό απόρρητο. Το άρθρο 13 του ν. 3418/2005 ζητά από τον γιατρό να εποπτεύει τους βοηθούς και τους συνεργάτες του ως προς την εχεμύθεια. Ένα πρόγραμμα όπου όλοι μπαίνουν με τον ίδιο κωδικό δεν σας αφήνει να το κάνετε. Περισσότερα στον οδηγό GDPR για ιατρείο.

Τι να ρωτήσετε κάθε προμηθευτή πριν διαλέξετε;

Δώδεκα ερωτήσεις. Ζητήστε τις απαντήσεις γραπτά: όποιος έχει καλό προϊόν απαντά σε δέκα λεπτά.

1. Σε ποια χώρα φυλάσσονται τα δεδομένα και πόσο συχνά παίρνονται αντίγραφα ασφαλείας;
2. Υπογράφετε σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR;
3. Ποιοι υπάλληλοι ή συνεργάτες σας έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των ασθενών μου;
4. Μπορώ να εξάγω ασθενείς και ραντεβού σε αρχείο, μόνος μου, όποτε θέλω;
5. Αν σταματήσω, σε πόσες ημέρες παίρνω τα δεδομένα μου και πότε διαγράφονται από εσάς;
6. Έχει κάθε χρήστης δικό του λογαριασμό και δικά του δικαιώματα;
7. Καταγράφεται ποιος άλλαξε ή διέγραψε ένα ραντεβού;
8. Οι υπενθυμίσεις φεύγουν αυτόματα; Πότε ακριβώς, και με ποιο όνομα αποστολέα;
9. Ελέγχω εγώ το κείμενο των μηνυμάτων; Μπορώ να βεβαιωθώ ότι δεν αναφέρουν εξέταση ή πάθηση;
10. Το αίτημα για κριτική πηγαίνει σε όλους τους ασθενείς ή γίνεται επιλογή;
11. Τι περιλαμβάνει η τιμή, τι χρεώνεται χωριστά και πώς αλλάζει όταν μεγαλώσει το ιατρείο;
12. Ποιος μεταφέρει τα υπάρχοντα ραντεβού και ποιος εκπαιδεύει τη γραμματεία;

Οι ερωτήσεις 4 και 5 είναι οι πιο παραμελημένες. Ένα πρόγραμμα από το οποίο δεν μπορείτε να φύγετε με τα δεδομένα σας είναι δέσμευση που δεν φαίνεται την ημέρα της υπογραφής.

Πόσα ραντεβού σώζουν οι υπενθυμίσεις;

Ο λογαριασμός είναι απλός: δύο απουσίες την εβδομάδα επί πενήντα εβδομάδες κάνουν εκατό ραντεβού τον χρόνο.

2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο.

Αυτός είναι ο πρακτικός λόγος για τον οποίο οι υπενθυμίσεις μπαίνουν δεύτερες στη λίστα, αμέσως μετά το ημερολόγιο. Ένα πρόγραμμα χωρίς αυτές οργανώνει τα ραντεβού σας, αλλά δεν προστατεύει κανένα.

Οι απουσίες δεν μηδενίζονται ποτέ. Η υπενθύμιση προλαβαίνει τη λήθη και το μπέρδεμα της ώρας· δεν προλαβαίνει την αρρώστια του παιδιού ή την έκτακτη βάρδια. Για αυτό το 100 είναι στόχος και όχι εγγύηση. Πώς γράφεται το μήνυμα, πότε φεύγει και τι δεν αναφέρει ποτέ, θα τα βρείτε στον οδηγό για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.

Πώς γίνεται η μετάβαση χωρίς αναστάτωση;

Σε μία εβδομάδα, με τα δύο συστήματα να τρέχουν παράλληλα, και χωρίς να περάσετε όλο το αρχείο από την αρχή.

1. Περάστε μόνο τα μελλοντικά ραντεβού. Τα παλιά μένουν στην ατζέντα, που φυλάσσεται όπως πριν.
2. Κρατήστε το χαρτί δίπλα για μία εβδομάδα. Η γραμματεία γράφει και στα δύο, ώστε κανένα ραντεβού να μη χαθεί όσο συνηθίζει.
3. Ορίστε έναν υπεύθυνο. Ένας άνθρωπος αποφασίζει πώς γράφονται τα ονόματα και τα είδη επίσκεψης. Διαφορετικά, σε έναν μήνα θα έχετε τον ίδιο ασθενή τρεις φορές.
4. Ενημερώστε τους ασθενείς. Μια φράση στο τηλέφωνο αρκεί: «Θα λάβετε ένα μήνυμα την προηγούμενη ημέρα για να σας το θυμίσουμε».

Τι κάνει η ClinicBrain;

Στήνουμε εμείς για το ιατρείο το σύστημα «ημερολόγιο και υπενθυμίσεις» και το κρατάμε σε λειτουργία.

Συγκεκριμένα: το ημερολόγιο για εσάς και τη γραμματεία, τις αυτόματες υπενθυμίσεις μία ημέρα και μία ώρα πριν από κάθε ραντεβού, και το αίτημα για ειλικρινή κριτική στο Google μετά την επίσκεψη, σε όλους τους ασθενείς, χωρίς αντάλλαγμα, χωρίς φιλτράρισμα. Εσείς εγκρίνετε τα κείμενα. Το κομμάτι των κριτικών εξηγείται στον οδηγό κριτικές Google για γιατρούς, και η συνολική εικόνα στο περισσότερα ραντεβού χωρίς διαφήμιση.

Την τιμή τη συζητάμε στην κλήση, γιατί εξαρτάται από το ιατρείο· δείτε πώς τιμολογούμε. Στην ίδια κλήση μπορείτε να μας κάνετε και τις δώδεκα ερωτήσεις αυτού του οδηγού.

Θα είχε νόημα να δούμε μαζί αν ταιριάζει στο ιατρείο σας; Κλείστε μια σύντομη κλήση 15–20 λεπτών. Κοιτάμε μαζί την ιστοσελίδα και το προφίλ σας στο Google με τα 12 σημεία ελέγχου, δωρεάν, και σας λέμε ειλικρινά τι θα αλλάζαμε. Μπορείτε επίσης να καλέσετε στο +30 695 582 6688 ή να γράψετε στο info@clinicbrain.gr.