Ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου: χαρτί, Excel, Google Calendar ή ειδικό;

Πέμπτη βράδυ, στο σπίτι. Ένας συνάδελφος σας ρωτά αν μπορείτε να δείτε έναν ασθενή του την Τρίτη το απόγευμα. Ανοίγετε το κινητό: το Google Calendar δείχνει το συνέδριο του Σαββάτου και τη σχολική γιορτή, αλλά τα ραντεβού της Τρίτης είναι γραμμένα στην ατζέντα, στο συρτάρι της γραμματείας. Απαντάτε «θα σου πω αύριο».

Η προσέγγιση αυτή στηρίζεται σε μια αλλαγή στην ιατρική διαφήμιση: η προσωπική διαφήμιση του γιατρού απαγορεύεται ρητά από το άρθρο 17 του ν. 3418/2005 και πλέον ελέγχεται συστηματικά μέσω MedWatch. Οι κανόνες ισχύουν από το 2005. Αυτό που άλλαξε είναι ο συστηματικός έλεγχος. Όταν οι ασθενείς σας βρίσκουν χωρίς διαφήμιση, κάθε ώρα του προγράμματος μετρά, και το ημερολόγιο είναι το εργαλείο που την προστατεύει ή τη χάνει.

Τι δουλειά κάνει ένα ημερολόγιο ραντεβού σε ένα ιατρείο;

Πέντε δουλειές: δείχνει ποια ώρα είναι ελεύθερη, εμποδίζει να δοθεί η ίδια ώρα δύο φορές, φαίνεται σε όποιον τη χρειάζεται, θυμίζει το ραντεβού στον ασθενή, και κρατά τα ονόματα μακριά από όποιον δεν πρέπει να τα δει.

Αξίζει να κρίνετε κάθε λύση με αυτές τις πέντε ερωτήσεις και όχι με το πόσο σύγχρονη δείχνει. Μια ατζέντα που απαντά σωστά στις τρεις είναι καλύτερη από ένα πρόγραμμα που κανείς στο ιατρείο δεν ανοίγει. Αν ψάχνετε ήδη προμηθευτή, ο οδηγός πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου έχει τις δώδεκα ερωτήσεις που αξίζει να του κάνετε. Εδώ συγκρίνουμε τα ίδια τα εργαλεία.

Πού αρκεί η χάρτινη ατζέντα και πού σπάει;

Αρκεί όταν ένας άνθρωπος κλείνει όλα τα ραντεβού από ένα γραφείο. Σπάει τη στιγμή που κάποιος δεύτερος χρειάζεται να δει το πρόγραμμα από αλλού.

Τι κάνει καλά. Ανοίγει αμέσως, δεν θέλει κωδικό ούτε ρεύμα, και η εβδομάδα φαίνεται ολόκληρη με μια ματιά. Η γραμματεία που τη χρησιμοποιεί χρόνια γράφει ένα ραντεβού πιο γρήγορα από οποιαδήποτε οθόνη.

Πού σπάει.

• Υπάρχει ένα αντίτυπο. Αν βραχεί ή χαθεί, το πρόγραμμα των επόμενων μηνών χάθηκε μαζί.
• Εσείς δεν τη βλέπετε από το σπίτι, από το χειρουργείο ή από το δεύτερο ιατρείο.
• Όταν κλείνετε εσείς ένα ραντεβού στο κινητό, πρέπει να θυμηθείτε να το πείτε στη γραμματεία. Εκεί γεννιούνται οι διπλές κρατήσεις.
• Δεν θυμίζει τίποτα στον ασθενή.
• Είναι ανοιχτή πάνω στο γκισέ, με τα ονόματα της ημέρας σε κοινή θέα.

Κάνει το Excel για ημερολόγιο ραντεβού;

Κάνει για να καταγράφετε ραντεβού. Δεν κάνει για να τα προστατεύετε, γιατί ένα υπολογιστικό φύλλο δέχεται ό,τι του γράψετε.

Το ημερολόγιο ραντεβού σε Excel είναι συνήθως ένα φύλλο ανά εβδομάδα, με τις ώρες στις γραμμές και τις ημέρες στις στήλες. Τι κάνει καλά: ψάχνεται με ένα όνομα, αντιγράφεται, τυπώνεται, και το ξέρουν όλοι.

Πού σπάει.

• Διπλές κρατήσεις. Τίποτα δεν σας προειδοποιεί όταν γράφετε δεύτερο όνομα στο ίδιο κελί ή όταν ένα ραντεβού σαράντα λεπτών πέφτει πάνω στο επόμενο.
• Αντίγραφα. Μόλις το αρχείο σταλεί με email ή αποθηκευτεί σε δεύτερο υπολογιστή, υπάρχουν δύο προγράμματα και κανείς δεν ξέρει ποιο ισχύει.
• Κινητό. Ένα φύλλο με τριάντα γραμμές και έξι στήλες δεν διαβάζεται σε μικρή οθόνη.
• Υπενθυμίσεις. Δεν στέλνει καμία. Κάποιος πρέπει να ανοίγει το αρχείο κάθε απόγευμα και να τηλεφωνεί.
• Πρόσβαση. Όποιος ανοίγει το αρχείο βλέπει τα πάντα και μπορεί να σβήσει τα πάντα, χωρίς να φαίνεται ποιος το έκανε.

Αρκεί το Google Calendar για τα ραντεβού του ιατρείου;

Για να βλέπετε το πρόγραμμά σας παντού, ναι. Για να ειδοποιείται ο ασθενής και για να υπάρχει λίστα ασθενών, όχι, γιατί δεν φτιάχτηκε για αυτό.

Τι κάνει καλά. Βρίσκεται ήδη στο κινητό σας. Μοιράζεται με τη γραμματεία σε διαβαθμισμένα επίπεδα: κατά τη σελίδα βοήθειας της Google, μπορείτε να δώσετε σε κάποιον μόνο το αν είστε απασχολημένοι, πλήρεις λεπτομέρειες των συμβάντων, δικαίωμα αλλαγών ή και διαχείριση της κοινής χρήσης. Και δείχνει δίπλα δίπλα τα επαγγελματικά και τα προσωπικά σας.

Πού σπάει.

• Οι ειδοποιήσεις είναι δικές σας. Η Google γράφει ότι οι ρυθμίσεις ειδοποιήσεων είναι προσωπικές και ισχύουν μόνο για τον λογαριασμό σας. Το Google Calendar θυμίζει το ραντεβού σε εσάς. Ο ασθενής δεν μαθαίνει τίποτα.
• Δεν υπάρχει ασθενής, υπάρχει τίτλος. Το ραντεβού είναι ένα συμβάν με ελεύθερο κείμενο. Το τηλέφωνο γράφεται κάθε φορά από την αρχή και το ιστορικό επισκέψεων βρίσκεται μόνο με αναζήτηση στο όνομα, όπως κι αν γράφτηκε εκείνη τη φορά.
• Τα συμβάντα επικαλύπτονται ελεύθερα. Δύο ραντεβού στην ίδια ώρα εμφανίζονται απλώς το ένα δίπλα στο άλλο.
• Όλα ή τίποτα. Η γραμματεία που πρέπει να κλείνει ραντεβού χρειάζεται δικαίωμα αλλαγών, άρα βλέπει και ό,τι άλλο έχει το ίδιο ημερολόγιο, εκτός αν φτιάξετε χωριστό ημερολόγιο για το ιατρείο.

Τι σημαίνει να έχετε ονόματα ασθενών σε προσωπικό λογαριασμό Google;

Σημαίνει ότι στοιχεία του ιατρείου ζουν σε έναν λογαριασμό που φτιάχτηκε για την προσωπική σας ζωή, και αυτό αξίζει να το δείτε με τον σύμβουλό σας πριν γίνει συνήθεια.

Το ότι κάποιος είναι ασθενής σας καλύπτεται από το ιατρικό απόρρητο. Το άρθρο 13 του ν. 3418/2005 ζητά από τον γιατρό απόλυτη εχεμύθεια και εποπτεία των βοηθών και συνεργατών του. Ένα συμβάν «Παπαδοπούλου, επανέλεγχος» είναι ακριβώς τέτοιο στοιχείο. Πρακτικά, τρεις ερωτήσεις:

• Σε ποιες συσκευές είναι ανοιχτός ο λογαριασμός; Το οικογενειακό tablet, ο υπολογιστής του σπιτιού και το παλιό κινητό δείχνουν το ίδιο ημερολόγιο.
• Με ποιους έχει μοιραστεί; Ένα ημερολόγιο που μοιραστήκατε κάποτε με συγγενή για τις διακοπές μπορεί να είναι το ίδιο όπου γράφετε τώρα ραντεβού.
• Τι γίνεται όταν φύγει η γραμματεία; Αν έμπαινε με τον δικό σας κωδικό, πρέπει να τον αλλάξετε παντού. Αν είχε δική της πρόσβαση, πρέπει να θυμηθείτε να την αφαιρέσετε.

Ο GDPR ζητά γραπτή σύμβαση με όποιον επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας (άρθρο 28) και κατάλληλα μέτρα ασφάλειας (άρθρο 32). Το αν οι όροι του λογαριασμού που χρησιμοποιείτε καλύπτουν αυτές τις απαιτήσεις δεν το απαντά ένας οδηγός: ρωτήστε τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων ή τον δικηγόρο σας. Το γενικό πλαίσιο βρίσκεται στον οδηγό GDPR για ιατρείο.

Τι προσθέτει ένα ειδικό ημερολόγιο ή μια εφαρμογή ραντεβού ιατρών;

Προσθέτει τον ασθενή. Το ραντεβού παύει να είναι κείμενο σε ένα κουτάκι και δένεται με ένα πρόσωπο που έχει τηλέφωνο και ιστορικό επισκέψεων.

Από αυτή τη μία αλλαγή βγαίνουν οι υπόλοιπες:

• Υπενθυμίσεις προς τον ασθενή, μία ημέρα και μία ώρα πριν, χωρίς να πατά κανείς τίποτα. Πώς γράφονται, στον οδηγό αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.
• Έλεγχος επικάλυψης. Το ημερολόγιο ξέρει πόσο διαρκεί κάθε είδος επίσκεψης και δείχνει πότε μια ώρα είναι ήδη πιασμένη.
• Ένας λογαριασμός για κάθε άνθρωπο. Γιατρός και γραμματεία βλέπουν το ίδιο πρόγραμμα, ο καθένας με τα δικά του δικαιώματα.
• Ιστορικό. Ανοίγετε τον ασθενή και βλέπετε πότε ήρθε και πότε έχει ξανά ραντεβού. Περισσότερα στον οδηγό για το αρχείο ασθενών του ιατρείου.

Το τίμημα είναι πραγματικό και αξίζει να το ξέρετε. Χρειάζεται μια εβδομάδα συνήθειας, εξαρτάστε από έναν προμηθευτή, και τα δεδομένα των ασθενών φυλάσσονται από τρίτον, άρα χρειάζεται σύμβαση επεξεργασίας. Ένα ιατρείο με λίγα ραντεβού που κλείνονται για την ίδια εβδομάδα μπορεί να μην το χρειάζεται καθόλου.

Τι δίνει ο αμφίδρομος συγχρονισμός με το Google Calendar;

Σας αφήνει να μείνετε στο Google Calendar όπου ήδη ζείτε, ενώ η γραμματεία δουλεύει στο ημερολόγιο του ιατρείου. Ό,τι γράφεται στο ένα εμφανίζεται και στο άλλο.

«Αμφίδρομος» σημαίνει δύο κατευθύνσεις, και η καθεμία λύνει άλλο πρόβλημα:

• Από το ιατρείο προς το Google Calendar. Η γραμματεία κλείνει ένα ραντεβού για την Τρίτη στις 18:00 και αυτό εμφανίζεται στο κινητό σας, δίπλα στα προσωπικά σας. Το πρόγραμμα της επόμενης ημέρας το βλέπετε χωρίς να ανοίξετε τίποτα καινούργιο.
• Από το Google Calendar προς το ιατρείο. Γράφετε «συνέδριο, Παρασκευή 12:00–16:00» στο κινητό και η γραμματεία βλέπει τις ώρες πιασμένες. Δεν χρειάζεται να της το πείτε, και δεν κλείνει ασθενή πάνω στο συνέδριο.

Στη σκηνή της Πέμπτης, η απάντηση στον συνάδελφο δίνεται επιτόπου: το απόγευμα της Τρίτης φαίνεται στο κινητό.

Τρεις ερωτήσεις πριν τον ενεργοποιήσετε:

1. Τι ακριβώς περνά στο Google Calendar; Ολόκληρο το όνομα του ασθενή ή μια ουδέτερη ένδειξη όπως «ραντεβού»; Ισχύουν όσα γράψαμε παραπάνω για τον προσωπικό λογαριασμό.
2. Τι βλέπει η γραμματεία από τα προσωπικά σας; Τον τίτλο του συμβάντος ή απλώς ότι η ώρα είναι πιασμένη;
3. Τι γίνεται όταν σβήσετε κάτι κατά λάθος στο κινητό; Ποιο από τα δύο ημερολόγια θεωρείται το σωστό, και αν ειδοποιείται κάποιος.

Τι στήνει η ClinicBrain;

Στήνουμε για το ιατρείο ένα ημερολόγιο ραντεβού για γιατρό και γραμματεία που συγχρονίζεται αμφίδρομα με το Google Calendar, και το κρατάμε σε λειτουργία.

Το σύστημα που στήνουμε στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις μία ημέρα και μία ώρα πριν από κάθε ραντεβού, και έχει λίστα ασθενών με σημειώσεις. Αν έρχεστε από άλλο πρόγραμμα, η λίστα μεταφέρεται από αρχείο CSV ή Excel. Οι τρεις ερωτήσεις για τον συγχρονισμό απαντώνται για το δικό σας ιατρείο πριν ενεργοποιηθεί οτιδήποτε.

Δεν θα σας πούμε ότι το χρειάζεται κάθε ιατρείο. Αν η ατζέντα σας απαντά σωστά στις πέντε ερωτήσεις της αρχής, κρατήστε την. Αν θέλετε να δείτε πού ταιριάζει το ημερολόγιο στη συνολική εικόνα, διαβάστε το σύστημα νέων ασθενών. Το κόστος το συζητάμε στην κλήση, ανάλογα με το ιατρείο· δείτε πώς τιμολογούμε.

Θα είχε νόημα να δούμε μαζί αν ταιριάζει στο ιατρείο σας; Κλείστε μια σύντομη κλήση 15–20 λεπτών. Κοιτάμε μαζί την ιστοσελίδα και το προφίλ σας στο Google με τα 12 σημεία ελέγχου, δωρεάν, και σας λέμε ειλικρινά τι θα αλλάζαμε. Μπορείτε επίσης να καλέσετε στο +30 695 582 6688 ή να γράψετε στο info@clinicbrain.gr.