Ένα σύστημα ειδοποίησης ασθενών, ή «σύστημα ειδοποίησης πελατών» όπως το ψάχνουν πολλοί, στέλνει μόνο του τα μηνύματα που περιβάλλουν ένα ραντεβού. Στην εφαρμογή ClinicBrain η αλυσίδα έχει τέσσερις κρίκους: αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού μία μέρα πριν, δεύτερη υπενθύμιση μία ώρα πριν, σύντομο μήνυμα μετά την επίσκεψη και μήνυμα επανεξέτασης μήνες αργότερα. Το ιατρείο ορίζει μία φορά ποια μηνύματα φεύγουν, πότε και τι γράφουν. Μετά αρκεί να γράφεται το ραντεβού στο ημερολόγιο. Ο ασθενής δεν εγκαθιστά τίποτα: λαμβάνει ένα μήνυμα που δείχνει ως αποστολέα το όνομα του ιατρείου.
- Τέσσερις στιγμές: μία μέρα πριν, μία ώρα πριν, μετά την επίσκεψη, μήνες αργότερα.
- Το ιατρείο ρυθμίζει τα μηνύματα μία φορά. Η καθημερινή δουλειά είναι μόνο η καταχώριση του ραντεβού.
- Κάθε μήνυμα ανοίγει ή κλείνει χωριστά και έχει δικό του κείμενο και κανάλι: SMS, email ή και τα δύο.
- Υπενθύμιση φεύγει μόνο για ραντεβού γραμμένο στο ημερολόγιο και μόνο αν ο ασθενής έχει κινητό.
- Ένα αρχείο δείχνει για κάθε μήνυμα σε ποιον πήγε, πότε, και αν στάλθηκε.
Σε ποιον ταιριάζει ένα σύστημα υπενθύμισης ραντεβού
Γιατρός χωρίς γραμματεία
Σήμερα τα μηνύματα φεύγουν από το δικό σας κινητό, όταν προλάβετε. Εδώ τα γράφετε μία φορά και η αλυσίδα τρέχει μόνη της για κάθε ραντεβού που σημειώνετε.
Ιατρείο με μία γραμματέα
Ο γύρος των τηλεφωνημάτων επιβεβαίωσης το απόγευμα παύει να είναι καθημερινή υποχρέωση. Η γραμματεία κοιτά το αρχείο αποστολών και τηλεφωνεί μόνο όπου χρειάζεται.
Πολυϊατρείο και ιατρικό κέντρο
Οι ίδιοι κανόνες μηνυμάτων ισχύουν για τα ραντεβού όλων των γιατρών. Το όνομα του γιατρού μπαίνει μόνο του στο κείμενο, και ο ασθενής ξέρει ποιον θα δει.
Κλινική με πολλά ραντεβού την ημέρα
Όσο μεγαλώνει ο όγκος, τόσο λιγότερο αντέχει η υποδοχή να θυμίζει με το χέρι. Ο υπεύθυνος βλέπει σε ένα αρχείο τι στάλθηκε και τι όχι, χωρίς να ρωτά κάθε γραφείο.
Οι κρίκοι της αλυσίδας, ένας ένας
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Μία μέρα πριν | Υπενθύμιση με ημέρα και ώρα, την παραμονή του ραντεβού. | Όποιος δεν μπορεί να έρθει έχει ακόμη χρόνο να σας το πει, και η ώρα μπορεί να δοθεί αλλού. |
| Μία ώρα πριν | Δεύτερη υπενθύμιση λίγο πριν από το ραντεβού. | Προλαβαίνει όποιον το θυμόταν χθες και το ξέχασε σήμερα. |
| Μετά την επίσκεψη | Σύντομο μήνυμα που ζητά την ειλικρινή γνώμη του ασθενή στο Google, με σύνδεσμο κατευθείαν στο προφίλ του ιατρείου. | Το αίτημα γίνεται σε όλους και δεν εξαρτάται από το ποιος θυμήθηκε να το πει στην πόρτα. |
| Μήνες αργότερα | Μήνυμα επανεξέτασης, για παράδειγμα μετά από 3 ή 6 μήνες. | Το «να σας ξαναδώ σε έξι μήνες» παύει να στηρίζεται στη μνήμη του ασθενή. |
| Χρόνος και διακόπτης | Αλλάζετε τον χρόνο κάθε μηνύματος, προσθέτετε υπενθυμίσεις, ανοίγετε ή κλείνετε όποιο θέλετε. | Η αλυσίδα ακολουθεί τον τρόπο που δουλεύει το δικό σας ιατρείο. |
| Κανάλι ανά μήνυμα | SMS, email ή και τα δύο, χωριστά για κάθε μήνυμα. | Το σύντομο πηγαίνει στο κινητό, το αναλυτικό στο email. |
| Δικό σας κείμενο | Το γράφετε εσείς. Όνομα ασθενή, ημερομηνία, ώρα, γιατρός και τηλέφωνο ιατρείου συμπληρώνονται μόνα τους. | Το μήνυμα ακούγεται σαν το ιατρείο σας και δεν γράφεται ξανά για κάθε ασθενή. |
| «Υπενθυμίσεις» | Αρχείο με κάθε μήνυμα: σε ποιον, πότε, αν στάλθηκε. | Όταν ένας ασθενής πει «δεν έλαβα τίποτα», το ελέγχετε σε λίγα δευτερόλεπτα. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Τι είναι ένα σύστημα ειδοποίησης πελατών για ιατρείο;
Είναι ο μηχανισμός που στέλνει στον άνθρωπο με το ραντεβού τα σωστά μηνύματα στη σωστή στιγμή, χωρίς να τα στέλνει κάποιος με το χέρι. Ο όρος «σύστημα ειδοποίησης πελατών» έρχεται από τα καταστήματα και τα κομμωτήρια. Ένα ιατρείο έχει ασθενείς, και από εδώ και κάτω έτσι θα τους λέμε.
Η διαφορά από μια απλή υπενθύμιση είναι ότι εδώ μιλάμε για σειρά μηνυμάτων. Η υπενθύμιση είναι ένας κρίκος. Το σύστημα είναι όλη η αλυσίδα: τι λαμβάνει ο ασθενής πριν έρθει, τι λαμβάνει αφού φύγει, και τι λαμβάνει όταν πλησιάζει η ώρα να ξανάρθει.
Η σελίδα αυτή κοιτά το ραντεβού από τη σκοπιά των μηνυμάτων. Αν σας ενδιαφέρει περισσότερο το ίδιο το ημερολόγιο, δηλαδή πώς κλείνεται, αλλάζει και ακυρώνεται ένα ραντεβού, δείτε το σύστημα διαχείρισης ραντεβού. Σε μια κλήση 15 έως 20 λεπτών σας δείχνουμε και τα δύο μαζί.
Ποια μηνύματα στέλνει ένα σύστημα ειδοποίησης ασθενών γύρω από ένα ραντεβού;
Τέσσερα, και το καθένα κάνει άλλη δουλειά. Πάρτε ένα ραντεβού την Πέμπτη στις 18:30.
- Τετάρτη. Φεύγει η υπενθύμιση της προηγούμενης μέρας. Η δουλειά της είναι ο προγραμματισμός: ο ασθενής κανονίζει τη μέρα του ή σας τηλεφωνεί για αλλαγή.
- Πέμπτη, 17:30. Φεύγει η υπενθύμιση της μίας ώρας. Η δουλειά της είναι η μνήμη και η ακρίβεια στην ώρα.
- Μετά την επίσκεψη. Ένα σύντομο μήνυμα ζητά τη γνώμη του ασθενή στο Google. Ζητείται σε όλους τους ασθενείς, χωρίς αντάλλαγμα, χωρίς φιλτράρισμα, για ειλικρινή γνώμη.
- Μήνες αργότερα. Αν έχετε ορίσει επανεξέταση, για παράδειγμα στους έξι μήνες, ο ασθενής λαμβάνει μήνυμα να κλείσει ραντεβού.
Τα δύο πρώτα προστατεύουν την ώρα που έχετε ήδη δώσει. Τα δύο τελευταία φροντίζουν ό,τι ακολουθεί. Το γιατί οι δύο υπενθυμίσεις δουλεύουν καλύτερα από μία το εξηγεί ο οδηγός για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.
Πώς ρυθμίζεται η αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού μία φορά για όλους;
Σε μία ενότητα της εφαρμογής, τους «Αυτοματισμούς». Εκεί φαίνεται κάθε μήνυμα της αλυσίδας με τρεις επιλογές: πότε φεύγει, από ποιο κανάλι, και τι γράφει.
- Πότε. Η αρχική ρύθμιση είναι μία μέρα και μία ώρα πριν. Την αλλάζετε, προσθέτετε κι άλλη υπενθύμιση ή κλείνετε όποιο μήνυμα δεν θέλετε.
- Από πού. SMS, email ή και τα δύο, χωριστά για κάθε μήνυμα.
- Τι γράφει. Δικό σας κείμενο, με πεδία που συμπληρώνονται μόνα τους. Μια προεπισκόπηση δείχνει πώς θα το διαβάσει ο ασθενής.
Τη ρύθμιση την κάνουμε μαζί σας όταν στήνεται ο λογαριασμός. Από εκεί και πέρα η γραμματεία δεν «στέλνει» τίποτα: γράφει το ραντεβού και η αλυσίδα ξεκινά. Τι βλέπει ο ασθενής στην οθόνη του το περιγράφει η σελίδα για το SMS με το όνομα του ιατρείου. Για το τι αξίζει να γράφει το κείμενο, διαβάστε τον οδηγό για την SMS υπενθύμιση ραντεβού.
Πότε δεν φεύγει μήνυμα από το σύστημα;
Σε τρεις περιπτώσεις, και αξίζει να τις ξέρετε πριν ξεκινήσετε.
- Το ραντεβού δεν είναι γραμμένο στο ημερολόγιο. Ό,τι έμεινε σε χαρτάκι ή στη μνήμη κάποιου δεν παίρνει υπενθύμιση. Η αλυσίδα ξεκινά από την καταχώριση.
- Ο ασθενής δεν έχει κινητό στην καρτέλα του. Χωρίς αριθμό δεν υπάρχει πού να πάει το μήνυμα. Η στιγμή να τον ζητήσετε είναι όταν κλείνεται το ραντεβού.
- Ο ασθενής δεν ήρθε ή ακύρωσε. Το μήνυμα για τη γνώμη στο Google δεν στέλνεται σε ραντεβού σημειωμένο «Δεν ήρθε» ή ακυρωμένο.
Από εδώ βγαίνει η μόνη καθημερινή πειθαρχία που ζητά το σύστημα: κάθε ραντεβού να γράφεται, και στο τέλος της μέρας να σημειώνεται ποιος ήρθε και ποιος όχι. Τα υπόλοιπα φαίνονται στο αρχείο «Υπενθυμίσεις», μήνυμα προς μήνυμα. Πώς μοιράζεται αυτή η δουλειά στην υποδοχή το συζητά ο οδηγός για την οργάνωση της γραμματείας.
Αξίζει ένα σύστημα υπενθύμισης ραντεβού σε ιατρείο με λίγες απουσίες;
Μετρήστε πρώτα. Ανοίξτε την ατζέντα των τελευταίων τεσσάρων εβδομάδων και σημειώστε πόσοι δεν ήρθαν χωρίς να ειδοποιήσουν. Η αριθμητική είναι απλή: 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο.
Αν οι απουσίες σας είναι λίγες επειδή κάποιος τηλεφωνεί κάθε απόγευμα σε όλους, το κέρδος είναι ο χρόνος εκείνου του ανθρώπου. Αν είναι λίγες έτσι κι αλλιώς, το ενδιαφέρον μετακινείται στους δύο τελευταίους κρίκους:
- ο ασθενής που έπρεπε να ξανάρθει και δεν ξαναπήρε ποτέ, θέμα που αναλύει ο οδηγός για την επανάκληση ασθενών,
- η γνώμη στο Google που ζητείται σταθερά από όλους, όπως περιγράφει το σύστημα κριτικών Google.
Οι απουσίες δεν μηδενίζονται με κανένα σύστημα. Τα «100+ επιπλέον ραντεβού τον χρόνο» είναι στόχος και όχι υπόσχεση. Στην κλήση κάνουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα και σας λέμε αν βγαίνει.
Τι δεν κάνει το σύστημα ειδοποίησης
- Δεν στέλνει μαζικά προωθητικά μηνύματα. Κάθε μήνυμα αφορά το ραντεβού ή την επανεξέταση του ίδιου του ασθενή.
- Δεν στέλνει υπενθύμιση για ραντεβού που δεν γράφτηκε στο ημερολόγιο, ούτε σε ασθενή χωρίς κινητό.
- Δεν σηκώνει το τηλέφωνο και δεν κλείνει ραντεβού μόνο του. Οι ασθενείς δεν κλείνουν μόνοι τους μέσα στην εφαρμογή.
- Δεν μηδενίζει τις απουσίες. Κάποιοι ασθενείς δεν θα έρθουν, ό,τι κι αν λάβουν.
- Δεν κάνει συνταγογράφηση, δεν εκδίδει αποδείξεις και δεν συνδέεται με εθνικά συστήματα.
- Τιμή δεν δημοσιεύουμε. Το κόστος το λέμε στην κλήση, ανάλογα με το ιατρείο.