Το σύστημα διαχείρισης ασθενών της ClinicBrain είναι το κομμάτι της εφαρμογής που έχει στο κέντρο τη λίστα των ασθενών του ιατρείου. Στις ενότητες «Ασθενείς» και «Σημειώσεις» βρίσκετε τον ασθενή, βλέπετε το ιστορικό των επισκέψεών του και τις σημειώσεις της ομάδας. Οι «Αυτοματισμοί» στέλνουν μήνυμα επανεξέτασης μετά από τους μήνες που ορίζετε. Η λίστα από το παλιό σας πρόγραμμα μπορεί να μεταφερθεί από αρχείο CSV ή Excel. Είναι οργανωτικό αρχείο του ιατρείου: δεν είναι ο εθνικός φάκελος υγείας και δεν συνδέεται με εθνικά συστήματα.
- Στο κέντρο βρίσκεται η λίστα ασθενών, με ιστορικό επισκέψεων και σημειώσεις.
- Οι ενότητες «Ασθενείς» και «Σημειώσεις» ενεργοποιούνται ανά ιατρείο, μετά από συζήτηση.
- Η επανεξέταση γίνεται κανόνας: μήνυμα μετά από 3 ή 6 μήνες, με δική σας διατύπωση.
- Η παλιά λίστα μεταφέρεται από αρχείο CSV ή Excel. Την εισαγωγή την κάνει η ομάδα μας.
- Είναι οργανωτικό αρχείο του ιατρείου, όχι ο εθνικός φάκελος υγείας.
Σε ποιον χρησιμεύει ένα σύστημα διαχείρισης ασθενών
Γιατρός με λίστα σε Excel ή σε χαρτί
Τα ονόματα υπάρχουν, αλλά δεν συνδέονται με ραντεβού ούτε με ημερομηνίες. Με τη λίστα δίπλα στο ημερολόγιο, κάθε ασθενής έχει ιστορικό επισκέψεων και δεν ψάχνετε σε παλιές ατζέντες.
Ιατρείο που αλλάζει πρόγραμμα
Ο φόβος είναι μήπως χαθεί η λίστα χρόνων. Η εξαγωγή σε αρχείο CSV ή Excel αρκεί για να περάσει στην εφαρμογή, και την εισαγωγή την αναλαμβάνει η ομάδα μας.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο
Ο ασθενής ανήκει στον φορέα και μπορεί να τον δουν περισσότεροι γιατροί. Μία λίστα για όλους, με ρόλους που ορίζουν ποιο μέλος του προσωπικού βλέπει τι.
Πολυϊατρείο με εναλλασσόμενη υποδοχή
Όταν αλλάζει η βάρδια, η γνώση για τον ασθενή δεν πρέπει να φεύγει μαζί της. Οι σημειώσεις και το ιστορικό επισκέψεων μένουν στη λίστα, για όποιον σηκώσει το τηλέφωνο.
Τι περιλαμβάνει η διαχείριση ασθενών στην εφαρμογή
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| «Ασθενείς» | Η λίστα ασθενών του ιατρείου, με το ιστορικό επισκέψεων του καθενός. Πρόσθετη ενότητα. | Όταν τηλεφωνεί ένας ασθενής, βλέπετε αμέσως πότε ήρθε τελευταία φορά. |
| «Σημειώσεις» | Σημειώσεις της ομάδας για τον ασθενή. Πρόσθετη ενότητα. | Αυτό που ξέρει η γραμματεία για τον ασθενή παύει να ζει μόνο στη μνήμη της. |
| Μηνύματα επανεξέτασης | Κανόνες στους «Αυτοματισμούς» που στέλνουν μήνυμα μετά από μήνες, για παράδειγμα σε 3 ή σε 6. | Η λίστα δουλεύει για εσάς: ο ασθενής μαθαίνει ότι ήρθε η ώρα, χωρίς να ψάξετε εσείς ποιος έχει σειρά. |
| Εισαγωγή παλιάς λίστας | Η ομάδα της ClinicBrain εισάγει τη λίστα από το προηγούμενο πρόγραμμα, από αρχείο CSV ή Excel. | Δεν ξεκινάτε από άδεια λίστα και δεν πληκτρολογείτε ξανά ονόματα και τηλέφωνα. |
| «Ημερολόγιο» | Τα ραντεβού όλων των γιατρών και του προσωπικού, με υπηρεσίες, διάρκειες και ωράριο. | Ο ασθενής της λίστας συνδέεται με συγκεκριμένες επισκέψεις, όχι μόνο με ένα όνομα. |
| «Υπενθυμίσεις» | Αυτόματο μήνυμα στο κινητό, email ή και τα δύο, συνήθως μία μέρα και μία ώρα πριν από το ραντεβού. | Τα στοιχεία επικοινωνίας της λίστας χρησιμοποιούνται εκεί που μετρά: για να έρθει ο ασθενής. |
| Ρόλοι | Ιδιοκτήτης, υπεύθυνος, προσωπικό. Ο καθένας βλέπει ό,τι επιτρέπει ο ρόλος του. | Η λίστα ασθενών δεν είναι ανοιχτή με τον ίδιο τρόπο σε όλη την ομάδα. |
| «Εισερχόμενα» και «Εκκρεμότητες» | Τα αιτήματα που έρχονται στο ιατρείο και οι εργασίες της ομάδας σε ένα σημείο. Πρόσθετες ενότητες. | Ό,τι ζητήθηκε για έναν ασθενή έχει κάποιον υπεύθυνο και δεν ξεχνιέται. |
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης ασθενών;
Είναι το πρόγραμμα όπου το ιατρείο κρατά τη λίστα των ασθενών του μαζί με ό,τι χρειάζεται για να τους εξυπηρετεί οργανωτικά: στοιχεία επικοινωνίας, πότε ήρθαν, τι σημειώθηκε, πότε πρέπει να ξανάρθουν.
Η διαφορά από έναν απλό κατάλογο ονομάτων είναι ότι η λίστα συνδέεται με το ημερολόγιο. Ένα όνομα σε φύλλο Excel δεν σας λέει τίποτα για το πότε ήρθε ο ασθενής. Μια λίστα δεμένη με τα ραντεβού σας δείχνει το ιστορικό επισκέψεων και επιτρέπει στο σύστημα να στείλει υπενθύμιση ή μήνυμα επανεξέτασης στον σωστό άνθρωπο.
Στην εφαρμογή ClinicBrain αυτό το κομμάτι είναι οι ενότητες «Ασθενείς» και «Σημειώσεις». Είναι πρόσθετες: τις ενεργοποιεί η ομάδα μας ανά ιατρείο, μετά από συζήτηση για το πώς δουλεύετε. Η βάση της εφαρμογής, δηλαδή ημερολόγιο, υπενθυμίσεις και αυτοματισμοί, λειτουργεί και χωρίς αυτές. Για το τι αξίζει να κρατά ένα ιατρείο για κάθε ασθενή, διαβάστε τον οδηγό για τον φάκελο ασθενών στο ιατρείο.
Σύστημα διαχείρισης πελατών ή ασθενών: τι ψάχνει ένα ιατρείο;
Ψάχνει το ίδιο πράγμα με άλλο όνομα. Πολλοί γιατροί γράφουν «σύστημα διαχείρισης πελατών» ή «πρόγραμμα διαχείρισης πελατών», επειδή έτσι λέγονται τα προγράμματα στα υπόλοιπα επαγγέλματα. Ένα ιατρείο όμως έχει ασθενείς, και έτσι θα τους λέμε στη συνέχεια.
Χρειάζονται δύο διευκρινίσεις, μία φορά και καθαρά. Το σύστημα αυτό είναι το οργανωτικό αρχείο του δικού σας ιατρείου. Δεν είναι ο εθνικός φάκελος υγείας του ασθενούς και δεν έχει καμία σχέση με το «ψηφιακό πελατολόγιο» της φορολογικής διοίκησης.
Η λέξη αλλάζει και την ουσία. Ένα πρόγραμμα φτιαγμένο για καταστήματα μετρά αγορές και στέλνει προσφορές. Το ιατρείο θέλει να ξέρει πότε έγινε η τελευταία επίσκεψη και πότε πρέπει να γίνει η επόμενη, και να το θυμίζει με ένα ουδέτερο, ενημερωτικό μήνυμα. Το γιατί ένα εργαλείο πωλήσεων δεν ταιριάζει το εξηγεί η σελίδα για το CRM ιατρείου. Τη συνολική οργάνωση την καλύπτει το λογισμικό διαχείρισης ιατρείου.
Πώς βρίσκω έναν ασθενή και το ιστορικό των επισκέψεών του;
Ανοίγετε την ενότητα «Ασθενείς», βρίσκετε τον ασθενή στη λίστα και βλέπετε το ιστορικό των επισκέψεών του και τις σημειώσεις που έχουν γραφτεί για εκείνον.
Η χρησιμότητα φαίνεται στις μικρές στιγμές της ημέρας:
- Τηλεφωνεί κάποιος και λέει «είχα έρθει πέρυσι». Η γραμματεία βλέπει πότε ακριβώς, χωρίς να τον βάλει σε αναμονή.
- Ο ασθενής ρωτά πότε ήταν ο τελευταίος του έλεγχος. Η απάντηση υπάρχει στο ιστορικό.
- Αλλάζει η βάρδια στην υποδοχή. Η σημείωση «προτιμά απογευματινά ραντεβού» ή «θα φέρει τις εξετάσεις την επόμενη φορά» μένει γραμμένη.
Οι σημειώσεις εδώ εξυπηρετούν την οργάνωση του ιατρείου. Η εφαρμογή δεν υποστηρίζει κλινικές αποφάσεις, δεν έχει απεικόνιση και δεν έχει οδοντόγραμμα. Το ποιος βλέπει τη λίστα το ορίζουν οι ρόλοι: ιδιοκτήτης, υπεύθυνος, προσωπικό. Για το πώς στήνεται σωστά το ημερολόγιο που τροφοδοτεί το ιστορικό, δείτε το σύστημα διαχείρισης ραντεβού.
Πώς φροντίζει το σύστημα διαχείρισης ασθενών την επανεξέταση;
Με κανόνες. Στους «Αυτοματισμούς» ορίζετε μετά από πόσο καιρό θέλετε να ειδοποιείται ο ασθενής, για παράδειγμα σε 3 ή σε 6 μήνες, και με ποια λόγια. Από εκεί και πέρα το μήνυμα φεύγει μόνο του, στο κινητό του ασθενούς, στο email του ή και στα δύο.
Αυτό λύνει το πιο συνηθισμένο κενό μιας λίστας. Κανένα ιατρείο δεν έχει χρόνο να ξεφυλλίζει κάθε μήνα τη λίστα για να βρει ποιος έχει σειρά. Στην πράξη θυμάστε όσους θυμάστε, και οι υπόλοιποι επιστρέφουν όταν το θυμηθούν μόνοι τους ή δεν επιστρέφουν.
Το μήνυμα επανεξέτασης είναι ενημέρωση προς δικό σας ασθενή. Δεν περιέχει προσφορά και δεν πιέζει. Το αν θα κλείσει ραντεβού το αποφασίζει εκείνος, και το ραντεβού το καταχωρίζει η ομάδα σας στο ημερολόγιο.
Ο οδηγός για την επανάκληση ασθενών για επανεξέταση έχει παραδείγματα για το πότε και πώς να το στήσετε. Μόλις κλειστεί το ραντεβού, αναλαμβάνει η αυτόματη υπενθύμιση.
Πώς μεταφέρεται η λίστα από το παλιό πρόγραμμα πελατολογίου;
Με ένα αρχείο. Αν το παλιό σας πρόγραμμα πελατολογίου, ή το φύλλο Excel που κρατάτε, μπορεί να δώσει τη λίστα σε αρχείο CSV ή Excel, η ομάδα της ClinicBrain μπορεί να την εισαγάγει στην εφαρμογή.
Τα βήματα είναι λίγα:
- Στη σύντομη κλήση μάς λέτε τι πρόγραμμα έχετε σήμερα και τι στοιχεία κρατά.
- Κάνετε εξαγωγή της λίστας από το παλιό πρόγραμμα. Αν δεν ξέρετε πώς, το βλέπουμε μαζί.
- Η ομάδα μας κάνει την εισαγωγή, μαζί με το υπόλοιπο στήσιμο: υπηρεσίες, ωράριο, μηνύματα.
Να είμαστε ειλικρινείς για το τι περνά. Περνά ό,τι υπάρχει στο αρχείο που θα εξαγάγετε. Αν το παλιό πρόγραμμα δεν δίνει κάποια στοιχεία σε αρχείο, αυτά δεν μεταφέρονται αυτόματα, και το συζητάμε πριν ξεκινήσουμε.
Η μεταφορά είναι καλή ευκαιρία να δείτε και το νομικό μέρος: ποια στοιχεία κρατάτε και για ποιον λόγο. Ο οδηγός για το GDPR στο ιατρείο βοηθά σε αυτό.
Τι δεν είναι και τι δεν κάνει
- Δεν είναι ο εθνικός φάκελος υγείας και δεν συνδέεται με την ΗΔΙΚΑ. Δεν κάνει ηλεκτρονική συνταγογράφηση.
- Οι ενότητες «Ασθενείς» και «Σημειώσεις» δεν είναι ενεργές σε κάθε λογαριασμό. Ενεργοποιούνται ανά ιατρείο, μετά από συζήτηση.
- Δεν υποστηρίζει κλινικές αποφάσεις. Δεν έχει απεικόνιση, οδοντόγραμμα ή εργαλείο για πλάνα διατροφής.
- Δεν εκδίδει τιμολόγια ή αποδείξεις και δεν στέλνει στο myDATA.
- Οι ασθενείς δεν συνδέονται πουθενά, άρα δεν βλέπουν οι ίδιοι το ιστορικό τους μέσα από την εφαρμογή.
- Δεν εγγυάται ότι κάθε ασθενής θα επιστρέψει. Το μήνυμα επανεξέτασης θυμίζει, δεν υπόσχεται.