Το αρχείο ασθενών ενός ιατρείου είναι η δική του λίστα ασθενών με τα στοιχεία επικοινωνίας, το ιστορικό επισκέψεων και τις σημειώσεις του γιατρού. Ένα εργαλείο που το φυλά χρειάζεται έξι πράγματα: αναζήτηση που βρίσκει τον ασθενή σε δευτερόλεπτα, καρτέλα ασθενή με τις επισκέψεις στη σειρά, σημειώσεις, ξεχωριστή πρόσβαση για κάθε άνθρωπο του ιατρείου, εξαγωγή των δεδομένων σας σε αρχείο, και καθαρή μεταφορά της λίστας από το προηγούμενο πρόγραμμα. Ο οδηγός αυτός δεν αφορά τον εθνικό ηλεκτρονικό φάκελο υγείας ούτε την ηλεκτρονική συνταγογράφηση.
- Τι είναι το αρχείο ασθενών και τι δεν είναι;
- Πόσο γρήγορα πρέπει να βρίσκεται ένας ασθενής;
- Τι χρειάζεται να δείχνει η καρτέλα ασθενή;
- Ποιος στο ιατρείο βλέπει τι;
- Μπορείτε να πάρετε τα δεδομένα σας όποτε θέλετε;
- Πώς μεταφέρεται η λίστα από το παλιό πρόγραμμα;
- Τι ζητούν το απόρρητο και ο GDPR;
- Τι στήνει η ClinicBrain;
Στο τηλέφωνο είναι η κυρία Γεωργίου. «Είχα έρθει πέρσι την άνοιξη, θέλω να ξανάρθω.» Η γραμματεία πληκτρολογεί «Γεωργίου» και εμφανίζονται επτά: δύο Μαρίες, μία χωρίς τηλέφωνο, μία γραμμένη με λατινικούς χαρακτήρες από τότε που άλλαξε το πρόγραμμα. Η κυρία Γεωργίου περιμένει στη γραμμή, και στην αίθουσα περιμένουν άλλοι τρεις.
Η προσέγγιση αυτή στηρίζεται σε μια αλλαγή στην ιατρική διαφήμιση: η προσωπική διαφήμιση του γιατρού απαγορεύεται ρητά από το άρθρο 17 του ν. 3418/2005 και πλέον ελέγχεται συστηματικά μέσω MedWatch. Οι κανόνες ισχύουν από το 2005. Αυτό που άλλαξε είναι ο συστηματικός έλεγχος. Ένα ιατρείο που δεν διαφημίζεται στηρίζεται στους ασθενείς που το βρήκαν και ξαναγυρίζουν, και το αρχείο ασθενών είναι το σημείο όπου αυτή η σχέση είτε φαίνεται είτε χάνεται.
- Το αρχείο ασθενών του ιατρείου είναι δικό σας εργαλείο οργάνωσης. Δεν είναι ο εθνικός φάκελος υγείας ούτε η συνταγογράφηση.
- Η αναζήτηση κρίνεται όσο ο ασθενής περιμένει στο τηλέφωνο: με επώνυμο, με τηλέφωνο, με ή χωρίς τόνους.
- Κάθε άνθρωπος του ιατρείου με δικό του λογαριασμό και μόνο με όσα χρειάζεται να βλέπει.
- Εξαγωγή σε αρχείο, από εσάς, όποτε θέλετε. Δοκιμάστε την πριν τη χρειαστείτε.
- Στη μεταφορά από παλιό πρόγραμμα ελέγξτε τρία πράγματα: διπλές εγγραφές, μορφή τηλεφώνων, ελληνικούς χαρακτήρες.
Τι είναι το αρχείο ασθενών του ιατρείου και τι δεν είναι;
Είναι η λίστα των ανθρώπων που έχουν έρθει στο ιατρείο σας, με ό,τι χρειάζεστε για να τους εξυπηρετήσετε την επόμενη φορά. Δεν είναι κρατικό μητρώο και δεν αντικαθιστά καμία υποχρέωση που έχετε απέναντι σε αυτά.
Όποιος αναζητά «ιατρικό πρόγραμμα ασθενών» ή «ηλεκτρονικός φάκελος ασθενούς για ιατρούς» βρίσκει στα αποτελέσματα πολύ διαφορετικά πράγματα κάτω από τις ίδιες λέξεις. Για να μην μπερδεύονται, χωρίστε τα σε τρία επίπεδα:
- Στοιχεία επικοινωνίας και ραντεβού. Όνομα, τηλέφωνο, πότε ήρθε, πότε ξανάρχεται. Αυτά τα χρειάζεται η γραμματεία.
- Σημειώσεις του γιατρού. Ό,τι θέλετε να θυμάστε όταν ξανανοίξει η πόρτα. Αυτές τις χρειάζεστε εσείς.
- Το ιατρικό αρχείο με τη νομική έννοια. Τι περιλαμβάνει και πώς τηρείται το ορίζει το πλαίσιο του επαγγέλματός σας. Αν το εργαλείο που κοιτάτε επαρκεί για αυτόν τον ρόλο είναι ερώτηση για τον σύλλογό σας, όχι για τον προμηθευτή.
Ο οδηγός ασχολείται με τα δύο πρώτα.
Πόσο γρήγορα πρέπει να βρίσκεται ένας ασθενής;
Όσο κρατά η φράση «ένα λεπτό να σας βρω». Αν η γραμματεία χρειάζεται περισσότερο, στην πράξη θα φτιάξει νέα εγγραφή, και σε έναν χρόνο θα έχετε τον ίδιο άνθρωπο τρεις φορές.
Δοκιμάστε κάθε εργαλείο με πραγματικές αναζητήσεις, όχι με την επίδειξη του πωλητή:
- Τα τρία πρώτα γράμματα του επωνύμου. «Γεω» πρέπει να φέρνει τη Γεωργίου πριν τελειώσετε τη λέξη.
- Με και χωρίς τόνους. «Γεωργιου» και «Γεωργίου» είναι ο ίδιος άνθρωπος. Το ίδιο και τα κεφαλαία.
- Με τα τελευταία ψηφία του τηλεφώνου. Ο αριθμός που καλεί φαίνεται στην οθόνη πριν ακούσετε όνομα.
- Με το μικρό όνομα, όταν το επώνυμο είναι κοινό.
- Συνωνυμίες. Όταν εμφανίζονται δύο με το ίδιο ονοματεπώνυμο, τι βλέπετε για να τους ξεχωρίσετε χωρίς να ανοίξετε και τις δύο καρτέλες;
Τι χρειάζεται να δείχνει η καρτέλα ασθενή;
Σε μία οθόνη: ποιος είναι, πώς τον βρίσκετε, πότε ήρθε, πότε ξανάρχεται, και τι σημειώσατε. Ό,τι θέλει δεύτερο κλικ δεν θα το κοιτάξει κανείς σε γεμάτη ημέρα.
- Στοιχεία επικοινωνίας. Ονοματεπώνυμο, κινητό, και ένα δεύτερο τηλέφωνο όπου χρειάζεται, για παράδειγμα του γονέα ή του συνοδού.
- Ιστορικό επισκέψεων. Ημερομηνίες και είδος επίσκεψης, με τη νεότερη πρώτη. Να φαίνονται και τα ραντεβού που ακυρώθηκαν ή χάθηκαν.
- Επόμενο ραντεβού. Αν υπάρχει, ψηλά και ευδιάκριτα.
- Σημειώσεις. Ελεύθερο κείμενο με ημερομηνία και όνομα συντάκτη. Αξίζει να ξεχωρίζουν οι διοικητικές («προτιμά πρωινές ώρες», «να καλούμε την κόρη») από όσες αφορούν την υγεία.
Ρωτήστε και τι γίνεται με τα λάθη. Μια σημείωση που γράφτηκε στη λάθος καρτέλα πρέπει να διορθώνεται, και να φαίνεται ότι διορθώθηκε.
Ποιος στο ιατρείο βλέπει τι;
Ο καθένας όσα χρειάζεται για τη δουλειά του, με δικό του λογαριασμό. Η γραμματεία χρειάζεται το πρόγραμμα και τα τηλέφωνα. Δεν χρειάζεται απαραίτητα τις σημειώσεις σας.
Το άρθρο 13 του ν. 3418/2005 ζητά από τον γιατρό απόλυτη εχεμύθεια για κάθε στοιχείο που αφορά τον ασθενή, και εποπτεία των βοηθών και συνεργατών του ως προς αυτήν. Με έναν κοινό κωδικό για όλους, η εποπτεία αυτή δεν μπορεί να γίνει. Ελέγξτε:
- Ξεχωριστοί λογαριασμοί. Ένας για κάθε άνθρωπο, όχι ένας για «τη γραμματεία».
- Διαφορετικά δικαιώματα. Ποιος βλέπει σημειώσεις, ποιος μόνο στοιχεία επικοινωνίας, ποιος μπορεί να διαγράψει ή να κάνει εξαγωγή.
- Συνεργάτες. Αν στο ιατρείο δουλεύει και δεύτερος γιατρός, βλέπει όλους τους ασθενείς ή μόνο τους δικούς του;
- Αποχώρηση. Η πρόσβαση κλείνει την ίδια ημέρα, από εσάς, χωρίς να χρειαστεί τηλεφώνημα στον προμηθευτή.
- Ίχνος. Φαίνεται ποιος άνοιξε, άλλαξε ή διέγραψε μια καρτέλα;
Μπορείτε να πάρετε τα δεδομένα σας όποτε θέλετε;
Πρέπει να μπορείτε, μόνοι σας, σε αρχείο που ανοίγει και αλλού. Αν η απάντηση είναι «στείλτε μας αίτημα», έχετε ήδη την απάντησή σας.
Η εξαγωγή είναι η λειτουργία που κανείς δεν κοιτά την ημέρα της αγοράς και όλοι ψάχνουν την ημέρα που θέλουν να φύγουν. Τρεις έλεγχοι:
- Τι βγαίνει. Μόνο ονόματα και τηλέφωνα, ή και οι επισκέψεις και οι σημειώσεις;
- Σε ποια μορφή. Αρχείο CSV ή Excel διαβάζεται από σχεδόν κάθε άλλο πρόγραμμα. Ένα PDF ανά ασθενή δεν εισάγεται πουθενά.
- Ποιος μπορεί. Το κουμπί που κατεβάζει όλη τη λίστα πρέπει να το έχει μόνο ο γιατρός.
Κάντε μια δοκιμαστική εξαγωγή τον πρώτο μήνα και ανοίξτε το αρχείο. Μετά διαγράψτε το: ένα αρχείο με όλους τους ασθενείς στον φάκελο «Λήψεις» είναι το πιο εκτεθειμένο αντίγραφο που έχετε. Τις υπόλοιπες ερωτήσεις προς έναν προμηθευτή θα τις βρείτε στον οδηγό πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου.
Πώς μεταφέρεται η λίστα από το παλιό πρόγραμμα;
Με εξαγωγή σε CSV ή Excel από το παλιό, καθάρισμα του αρχείου, και εισαγωγή στο νέο αφού δοκιμάσετε πρώτα με είκοσι γραμμές. Το καθάρισμα είναι το βήμα που παραλείπεται και το πληρώνετε για χρόνια.
Διπλές εγγραφές
Ο ίδιος ασθενής υπάρχει ως «Γεωργίου Μαρία», «ΓΕΩΡΓΙΟΥ ΜΑΡΙΑ» και «Georgiou Maria». Ταξινομήστε κατά τηλέφωνο και όχι κατά όνομα: οι διπλές εγγραφές έχουν συνήθως τον ίδιο αριθμό. Αποφασίστε ποια εγγραφή κρατάτε πριν από την εισαγωγή, γιατί μετά οι επισκέψεις θα έχουν μοιραστεί σε δύο καρτέλες.
Μορφή τηλεφώνων
- Το ίδιο κινητό γραμμένο με κενά, με παύλες, με +30 ή με 0030 μπροστά. Φέρτε τα όλα σε μία μορφή.
- Δύο αριθμοί στο ίδιο κελί, χωρισμένοι με κάθετο. Χωρίστε τους σε δύο στήλες.
- Σταθερό τηλέφωνο στη στήλη του κινητού. Μια υπενθύμιση με μήνυμα δεν θα φτάσει ποτέ εκεί.
- Αριθμοί που το υπολογιστικό φύλλο διάβασε ως ποσά και τους άλλαξε. Ορίστε τη στήλη ως κείμενο πριν ανοίξετε το αρχείο.
Ελληνικοί χαρακτήρες
Αν μετά την εισαγωγή δείτε ερωτηματικά ή ακατανόητα σύμβολα στη θέση των ονομάτων, το αρχείο αποθηκεύτηκε με λάθος κωδικοποίηση. Ζητήστε εξαγωγή σε UTF-8 και δοκιμάστε ξανά. Ελέγξτε ειδικά ονόματα με τόνους και διαλυτικά, όπως «Ραΐση» ή «Μαΐου» στις ημερομηνίες.
Και δύο ακόμη
Οι ημερομηνίες: το 03/04 είναι 3 Απριλίου ή 4 Μαρτίου; Και οι σημειώσεις: συχνά δεν βγαίνουν καθόλου από το παλιό πρόγραμμα, ή βγαίνουν όλες σε ένα κελί. Μάθετέ το πριν κλείσετε τη συνδρομή του παλιού.
Τι ζητούν το ιατρικό απόρρητο και ο GDPR από ένα αρχείο ασθενών;
Εχεμύθεια, περιορισμένη πρόσβαση και γραπτή σύμβαση με όποιον φυλάσσει τα δεδομένα για εσάς. Τα υπόλοιπα είναι εφαρμογή αυτών των τριών.
Τα δεδομένα υγείας ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες του άρθρου 9 του GDPR. Για ένα αρχείο ασθενών που φιλοξενείται από προμηθευτή, ο Κανονισμός ζητά γραπτή σύμβαση επεξεργασίας (άρθρο 28) και κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας (άρθρο 32). Υπεύθυνος παραμένετε εσείς. Το ιατρικό απόρρητο του άρθρου 13 ισχύει παράλληλα και καλύπτει ακόμη και το ποιος είναι ασθενής σας.
Δεν θα επαναλάβουμε εδώ όσα εξηγεί ο οδηγός GDPR για ιατρείο. Για το πόσο καιρό κρατάτε τι, και για το αν χρειάζεστε υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, η απάντηση έρχεται από τον ιατρικό σύλλογο και από τον νομικό σας σύμβουλο.
Τι στήνει η ClinicBrain;
Στο σύστημα που στήνουμε για κάθε ιατρείο υπάρχει λίστα ασθενών με σημειώσεις, δεμένη με το ημερολόγιο ραντεβού, και η λίστα σας μεταφέρεται από το προηγούμενο πρόγραμμα με αρχείο CSV ή Excel.
Η λίστα δουλεύει μαζί με το ημερολόγιο ραντεβού για γιατρό και γραμματεία και με τις αυτόματες υπενθυμίσεις μία ημέρα και μία ώρα πριν. Στη μεταφορά κάνουμε μαζί σας τους ελέγχους αυτού του οδηγού: διπλές εγγραφές, τηλέφωνα, ελληνικοί χαρακτήρες, δοκιμή με λίγες γραμμές πρώτα.
Με ειλικρίνεια για τα όρια: αυτό που στήνουμε είναι εργαλείο οργάνωσης του ιατρείου. Δεν συνδέεται με κρατικά συστήματα και δεν σας λέμε ότι καλύπτει τις υποχρεώσεις τήρησης ιατρικού αρχείου· αυτό το κρίνετε εσείς με τον σύλλογό σας. Στην κλήση ρωτήστε μας για την πρόσβαση ανά χρήστη, την εξαγωγή και τη σύμβαση επεξεργασίας, και ζητήστε τις απαντήσεις γραπτά.
Θα είχε νόημα να δούμε μαζί αν ταιριάζει στο ιατρείο σας; Κλείστε μια σύντομη κλήση 15–20 λεπτών. Κοιτάμε μαζί την ιστοσελίδα και το προφίλ σας στο Google με τα 12 σημεία ελέγχου, δωρεάν, και σας λέμε ειλικρινά τι θα αλλάζαμε. Μπορείτε επίσης να καλέσετε στο +30 695 582 6688 ή να γράψετε στο info@clinicbrain.gr.
Δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Το κείμενο είναι πρακτική καθοδήγηση με βάση δημόσια διαθέσιμες πηγές κατά την ημερομηνία ενημέρωσης. Για δεσμευτική απάντηση απευθυνθείτε στον ιατρικό σύλλογό σας ή σε νομικό σύμβουλο. Για θέματα προσωπικών δεδομένων, συμβουλευτείτε υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DPO) ή δικηγόρο που γνωρίζει το ιατρείο σας.