Ένα πρόγραμμα οδοντιατρείου κρίνεται πρώτα από το αν κρατά την έδρα γεμάτη. Η εφαρμογή ClinicBrain καλύπτει αυτή την πλευρά της δουλειάς: ημερολόγιο ραντεβού για τον οδοντίατρο, τον υγιεινολόγο και τη βοηθό, αυτόματες υπενθυμίσεις μία μέρα και μία ώρα πριν, μήνυμα επανάκλησης για έλεγχο και καθαρισμό μετά από έξι μήνες και εσωτερικό κανάλι για την ομάδα. Τρέχει στον περιηγητή, σε υπολογιστή, τάμπλετ και κινητό. Οι ασθενείς δεν εγκαθιστούν τίποτα. Οδοντόγραμμα, ακτινογραφίες και συνταγογράφηση δεν περιλαμβάνονται: για αυτά κρατάτε το εργαλείο που ήδη έχετε.
- Ημερολόγιο για κάθε μέλος της ομάδας: οδοντίατρος, υγιεινολόγος, βοηθός.
- Υπενθύμιση μία μέρα και μία ώρα πριν από κάθε επίσκεψη, με δική σας διατύπωση.
- Μήνυμα επανάκλησης για έλεγχο και καθαρισμό, για παράδειγμα μετά από έξι μήνες.
- Δεν έχει οδοντόγραμμα, διαχείριση ακτινογραφιών ή ηλεκτρονική συνταγογράφηση.
- Το στήσιμο το κάνει η ομάδα της ClinicBrain, μαζί με τη μεταφορά της λίστας ασθενών.
Για ποια οδοντιατρεία είναι
Οδοντίατρος με μία έδρα
Δουλεύετε μόνοι ή με μία βοηθό και το τηλέφωνο χτυπά την ώρα που έχετε ασθενή στην έδρα. Οι υπενθυμίσεις φεύγουν μόνες τους και το ημερολόγιο ανοίγει στο κινητό, ώστε να κλείνετε την επόμενη επίσκεψη πριν φύγει ο ασθενής.
Ιατρείο με υγιεινολόγο ή δεύτερη έδρα
Ο καθαρισμός και η θεραπεία τρέχουν παράλληλα. Κάθε μέλος έχει το δικό του ημερολόγιο και όλοι βλέπουν την ίδια εικόνα της ημέρας, χωρίς διπλοκρατήσεις και χωρίς χαρτάκια στη ρεσεψιόν.
Οδοντιατρικό κέντρο ή πολυοδοντιατρείο
Πολλοί οδοντίατροι, ορθοδοντικός που έρχεται δύο μέρες, γραμματεία σε βάρδιες. Οι ρόλοι ιδιοκτήτη, υπευθύνου και προσωπικού ορίζουν τι βλέπει ο καθένας και η εβδομαδιαία σύνοψη δείχνει πώς πήγε το ιατρείο συνολικά.
Γραμματεία οδοντιατρείου
Λιγότερα τηλεφωνήματα επιβεβαίωσης το απόγευμα της προηγούμενης. Τα αιτήματα και οι εκκρεμότητες μπορούν να μαζεύονται σε ένα σημείο και οι οδηγίες του οδοντιάτρου έρχονται ως φωνητική σημείωση που γίνεται εργασία.
Τι κάνει η εφαρμογή σε ένα οδοντιατρείο
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Ημερολόγιο | Ραντεβού για όλους τους οδοντιάτρους και το προσωπικό, υπηρεσίες με τη διάρκειά τους, ωράριο, άδειες και χρώμα ανά ραντεβού. | Η ενδοδοντική παίρνει τον χρόνο της και ο έλεγχος τον δικό του, χωρίς να πέφτει το ένα πάνω στο άλλο. |
| «Σήμερα» | Τα ραντεβού της ημέρας και ό,τι θέλει προσοχή, σε μία οθόνη. | Το πρωί ξέρετε τι έρχεται πριν ανάψετε τον προβολέα της έδρας. |
| Υπενθυμίσεις | Αυτόματα, συνήθως μία μέρα και μία ώρα πριν, με μήνυμα στο κινητό, με email ή και με τα δύο. | Λιγότερες ξεχασμένες επισκέψεις στη μέση μιας θεραπείας που έχει ήδη ξεκινήσει. |
| Αυτοματισμοί επανάκλησης | Ορίζετε κανόνα και διατύπωση: μήνυμα για επανέλεγχο μήνες μετά την επίσκεψη, για παράδειγμα στους έξι. | Ο εξαμηνιαίος έλεγχος παύει να εξαρτάται από τη μνήμη του ασθενή. |
| Αίτημα κριτικής στο Google | Μήνυμα μετά την επίσκεψη σε όλους τους ασθενείς, χωρίς αντάλλαγμα, χωρίς φιλτράρισμα, για ειλικρινή γνώμη. | Περισσότερες πραγματικές κριτικές βοηθούν την τοπική σας κατάταξη. Το ιατρείο δεν τις αναδημοσιεύει. |
| Ομάδα και ρόλοι | Εσωτερικό κανάλι με φωνητικές σημειώσεις, μετατροπή μηνύματος σε εργασία, ειδοποιήσεις στο κινητό ανά μέλος. | Η παραγγελία στο εργαστήριο ή το τηλέφωνο που πρέπει να γίνει δεν χάνεται ανάμεσα σε δύο ασθενείς. |
| Συγχρονισμός με Google Calendar | Αμφίδρομος: ό,τι γράφει ο οδοντίατρος στο Google εμφανίζεται ως απασχολημένος χρόνος στο ημερολόγιο του ιατρείου. | Το συνέδριο ή η προσωπική υποχρέωση κλείνουν την ώρα χωρίς να το πείτε σε κανέναν. |
| Ασθενείς και σημειώσεις (επιπλέον ενότητα) | Λίστα ασθενών, ιστορικό επισκέψεων και σημειώσεις. Ενεργοποιείται ανά ιατρείο από την ομάδα μας. | Βλέπετε πότε ήρθε τελευταία φορά κάποιος, χωρίς να ψάχνετε καρτέλες. |
Τι πρέπει να κάνει ένα πρόγραμμα οδοντιατρείου στην καθημερινή δουλειά;
Πρέπει να απαντά σε τρεις ερωτήσεις χωρίς ψάξιμο: ποιος έρχεται σήμερα, ποιος δεν έχει επιβεβαιώσει και ποιος έπρεπε να έχει ξανάρθει. Όλα τα άλλα είναι χρήσιμα, αλλά αυτά τα τρία κρατούν την έδρα γεμάτη.
Στα οδοντιατρεία συναντάμε συνήθως δύο ειδών εργαλεία. Το πρώτο είναι το κλινικό: οδοντόγραμμα, ακτινογραφίες, σχέδιο θεραπείας ανά δόντι. Το δεύτερο είναι το οργανωτικό: ραντεβού, υπενθυμίσεις, επανάκληση, ομάδα. Η εφαρμογή ClinicBrain ανήκει καθαρά στο δεύτερο. Αν αναζητάτε λογισμικό οδοντιατρείου με οδοντόγραμμα, αυτή η σελίδα δεν είναι αυτό που ψάχνετε, και προτιμούμε να το ξέρετε τώρα.
Αν όμως το πρόβλημά σας είναι τα κενά στο πρόγραμμα, τα τηλέφωνα επιβεβαίωσης και οι ασθενείς που χάνονται μετά τη θεραπεία, τότε μιλάμε για το ίδιο πράγμα. Δείτε και τον γενικό οδηγό για το πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου, καθώς και τη σελίδα για το λογισμικό διαχείρισης ιατρείου, που περιγράφει την εφαρμογή συνολικά.
Πώς χωράει μια θεραπεία πολλών επισκέψεων στο πρόγραμμα οδοντιατρείου;
Κάθε επίσκεψη μπαίνει ως ξεχωριστό ραντεβού, με την υπηρεσία και τη διάρκειά της. Η εφαρμογή δεν έχει ενότητα σχεδίου θεραπείας ανά δόντι. Αυτό που κάνει είναι να κρατά τις επισκέψεις της θεραπείας στη σειρά και να θυμίζει την καθεμία.
Στην πράξη, η συνήθεια που δουλεύει είναι απλή:
- Ορίζετε μία φορά τις υπηρεσίες με ρεαλιστική διάρκεια: έλεγχος, καθαρισμός, έμφραξη, ενδοδοντική, αποτύπωμα, τοποθέτηση.
- Πριν σηκωθεί ο ασθενής από την έδρα, κλείνετε τις επόμενες επισκέψεις από το τάμπλετ ή το κινητό.
- Για τις εργασίες που περνούν από οδοντοτεχνικό εργαστήριο, αφήνετε σημείωση στην ομάδα ώστε το ραντεβού να μην πέσει πριν από την παραλαβή.
Έτσι μια προσθετική εργασία τεσσάρων επισκέψεων δεν μένει στη μέση επειδή «θα σας πάρουμε εμείς τηλέφωνο». Για τη λογική της οργάνωσης των ωρών δείτε τον οδηγό για το ημερολόγιο ραντεβού.
Πώς βοηθά ένα λογισμικό οδοντιατρείου να μη μένει άδεια η καρέκλα;
Με υπενθυμίσεις που φεύγουν πάντα, όχι όταν προλάβει η γραμματεία. Ο ασθενής λαμβάνει μήνυμα μία μέρα πριν και ξανά μία ώρα πριν. Αν δεν μπορεί, το μαθαίνετε εγκαίρως και η ώρα δίνεται σε κάποιον που περιμένει.
Η αριθμητική είναι γνωστή σε κάθε οδοντίατρο: 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο. Στο οδοντιατρείο η άδεια καρέκλα κοστίζει διπλά, γιατί συχνά η ώρα ήταν κρατημένη για μεγάλη εργασία και δεν γεμίζει την τελευταία στιγμή.
Οι απουσίες δεν μηδενίζονται ποτέ και δεν υποσχόμαστε συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Το «100+ επιπλέον ραντεβού τον χρόνο» είναι στόχος. Το μήνυμα το γράφετε εσείς, με τον τόνο του ιατρείου σας. Πώς στήνεται σωστά το εξηγούμε στον οδηγό για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού, ενώ τη διαχείριση των κρατήσεων συνολικά τη δείχνει η σελίδα για το σύστημα διαχείρισης ραντεβού.
Πώς γίνεται η επανάκληση για έλεγχο και καθαρισμό κάθε έξι μήνες;
Ορίζετε έναν κανόνα στους αυτοματισμούς: μετά την επίσκεψη, και αφού περάσει το διάστημα που επιλέγετε, ο ασθενής λαμβάνει μήνυμα ότι ήρθε η ώρα για επανέλεγχο. Το διάστημα και τη διατύπωση τα αποφασίζετε εσείς.
Η εφαρμογή για οδοντιάτρους δεν χρειάζεται να κάνει κάτι περίπλοκο εδώ. Οι περισσότεροι ασθενείς δεν αποφεύγουν τον έλεγχο, απλώς δεν θυμούνται πότε πέρασαν οι έξι μήνες. Ένα σύντομο, ουδέτερο μήνυμα αρκεί: ενημέρωση προς δικό σας ασθενή, όχι προσφορά και όχι διαφήμιση.
Όταν είναι ενεργή η ενότητα «Ασθενείς», το ιστορικό επισκέψεων δείχνει και ποιοι δεν έχουν φανεί καιρό, ώστε η γραμματεία να πάρει τηλέφωνο όσους χρειάζονται προσωπική επαφή. Περισσότερα στον οδηγό για την επανάκληση ασθενών και στη σελίδα για το CRM ιατρείου.
Για την προβολή του οδοντιατρείου στο Google δείτε τη σελίδα για την οδοντιατρική. Τους κανόνες προβολής των οδοντιάτρων τους ορίζουν ο δικός τους κώδικας και ο σύλλογός τους.
Τι δεν κάνει η εφαρμογή σε ένα οδοντιατρείο
- Δεν έχει οδοντόγραμμα ούτε περιοδοντόγραμμα. Την κλινική καταγραφή ανά δόντι την κρατάτε εκεί που την κρατάτε σήμερα.
- Δεν διαχειρίζεται ακτινογραφίες ή άλλες απεικονίσεις και δεν προτείνει διαγνώσεις ή θεραπείες.
- Δεν κάνει ηλεκτρονική συνταγογράφηση και δεν συνδέεται με τα εθνικά συστήματα (ΗΔΙΚΑ, εθνικός φάκελος υγείας).
- Δεν εκδίδει τιμολόγια ή αποδείξεις και δεν στέλνει στο myDATA. Το «Ταμείο» είναι απλή καταγραφή εισπράξεων.
- Δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει μόνος του ραντεβού. Τα ραντεβού τα καταχωρεί το ιατρείο.
- Δεν εγγυάται αποτέλεσμα. Οι απουσίες μειώνονται, δεν εξαφανίζονται.