Το πρόγραμμα γραμματείας ιατρείου της ClinicBrain είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή όπου η γραμματεία κλείνει, αλλάζει και ακυρώνει ραντεβού, βρίσκει τον ασθενή με το όνομα ή το τηλέφωνό του και βλέπει ποια μηνύματα έφυγαν. Κάθε άνθρωπος της υποδοχής μπαίνει με δικό του λογαριασμό και βλέπει μόνο τις ενότητες που του έχει επιτρέψει το ιατρείο. Οι υπενθυμίσεις στους ασθενείς φεύγουν μόνες τους, μία μέρα και μία ώρα πριν από το ραντεβού, οπότε τα τηλεφωνήματα επιβεβαίωσης παύουν να πέφτουν στη γραμματεία. Ανοίγει στον φυλλομετρητή, χωρίς εγκατάσταση, και το στήσιμο γίνεται μαζί με την ομάδα μας.
- Το ραντεβού γράφεται όσο ο ασθενής είναι ακόμη στη γραμμή: ασθενής, υπηρεσία, επαγγελματίας, μέρα, ελεύθερη ώρα.
- Ο ασθενής βρίσκεται με όνομα, τηλέφωνο ή email. Αν υπάρχει ήδη, το πρόγραμμα προειδοποιεί.
- Κάθε άνθρωπος έχει δικό του λογαριασμό. Όταν φύγει, απενεργοποιείται και ό,τι έγραψε μένει.
- Το πρόγραμμα δεν σηκώνει το τηλέφωνο. Τη συνομιλία με τον ασθενή την κάνει άνθρωπος.
Σε ποια υποδοχή ταιριάζει το πρόγραμμα για γραμματεία
Γιατρός χωρίς γραμματεία
Τη δουλειά της υποδοχής την κάνετε εσείς, ανάμεσα σε δύο ασθενείς. Γράφετε το ραντεβού από το κινητό και οι υπενθυμίσεις φεύγουν χωρίς να τηλεφωνήσετε σε κανέναν το απόγευμα.
Ιατρείο με μία γραμματέα
Η γραμματεία έχει δικό της λογαριασμό με ρόλο που κλείνει ραντεβού και βλέπει ασθενείς. Τις ρυθμίσεις του ιατρείου τις κρατά ο γιατρός. Το ημερολόγιο το βλέπουν και οι δύο.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο
Η υποδοχή κλείνει ραντεβού για πολλούς γιατρούς. Κάθε επαγγελματίας έχει δικό του ωράριο και δικές του άδειες, και στη φόρμα φαίνονται μόνο οι δικές του ελεύθερες ώρες.
Πολυϊατρείο με βάρδιες στην υποδοχή
Πρωινή και απογευματινή γραμματεία μπαίνουν η καθεμία με τον δικό της λογαριασμό. Ο υπεύθυνος παίρνει ρόλο διαχειριστή και ο συνεργάτης γιατρός βλέπει ραντεβού, ασθενείς και σημειώσεις.
Τι δουλεύει η γραμματεία μέσα στο πρόγραμμα
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| «Σήμερα» | Η μέρα του ιατρείου με μια ματιά. | Το πρωί ξέρετε ποιος έρχεται και πότε, πριν χτυπήσει το πρώτο τηλέφωνο. |
| Νέο ραντεβού | Ασθενής, υπηρεσία, επαγγελματίας, ημερομηνία και μία από τις ελεύθερες ώρες που εμφανίζονται. | Δεν μετράτε λεπτά και δεν ψάχνετε αν η ώρα είναι πιασμένη. Φαίνονται μόνο όσες είναι ελεύθερες. |
| Αναζήτηση ασθενούς | Με όνομα, τηλέφωνο ή email. Προειδοποίηση αν ο ασθενής υπάρχει ήδη. | Τρεις ασθενείς με το ίδιο επώνυμο ξεχωρίζουν από τον αριθμό τους. Δεύτερος φάκελος για τον ίδιο άνθρωπο δεν ανοίγει. |
| Αλλαγή ώρας και ακύρωση | Ανοίγετε το ραντεβού και το μεταφέρετε ή το ακυρώνετε. Μετά την ώρα του σημειώνεται «Ολοκληρώθηκε» ή «Δεν ήρθε». | Το ημερολόγιο δείχνει ό,τι πραγματικά έγινε, όχι ό,τι είχε προγραμματιστεί. |
| «Υπενθυμίσεις» | Αρχείο με κάθε μήνυμα: σε ποιον πήγε, πότε, αν στάλθηκε. | Όταν ο ασθενής λέει «δεν με ειδοποίησε κανείς», το ελέγχετε σε μία οθόνη. |
| «Ομάδα» | Ξεχωριστός λογαριασμός για κάθε άνθρωπο, με τις ενότητες που του επιτρέπονται. Απενεργοποίηση όταν φύγει. | Κανείς δεν δουλεύει με τον κωδικό άλλου και η αλλαγή προσωπικού δεν αφήνει ανοιχτή πόρτα. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Πώς κλείνεται ένα ραντεβού στο πρόγραμμα γραμματείας ιατρείου, με τον ασθενή στο τηλέφωνο;
Με μία φόρμα και πέντε επιλογές, όσο ο ασθενής είναι ακόμη στη γραμμή. Πατάτε «Νέο ραντεβού» και συμπληρώνετε με τη σειρά που γίνεται και η κουβέντα:
- Ποιος είναι. Γράφετε όνομα ή τηλέφωνο και τον διαλέγετε. Αν είναι καινούργιος, προσθέτετε επιτόπου ονοματεπώνυμο και κινητό.
- Για τι έρχεται. Η υπηρεσία ορίζει μόνη της πόσο θα κρατήσει το ραντεβού.
- Σε ποιον. Ο επαγγελματίας που θα τον δει.
- Πότε. Διαλέγετε μέρα και πατάτε μία από τις ελεύθερες ώρες. Εμφανίζονται μόνο όσες είναι μέσα στο ωράριο και δεν είναι πιασμένες.
Μια ερώτηση αξίζει να γίνεται πάντα πριν κλείσετε: «σε ποιο κινητό να σας έρθει η υπενθύμιση;». Χωρίς κινητό, μήνυμα δεν φεύγει. Περισσότερα στον οδηγό για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου. Τη φόρμα τη δείχνουμε ζωντανά στην κλήση.
Πώς βρίσκει το πρόγραμμα για γραμματεία έναν ασθενή με τον αριθμό τηλεφώνου;
Γράφετε τα ψηφία στο κουτί αναζήτησης και ο ασθενής εμφανίζεται. Η αναζήτηση δουλεύει με όνομα, τηλέφωνο ή email, και μέσα από τη φόρμα του ραντεβού.
Το τηλέφωνο λύνει το πιο συνηθισμένο μπέρδεμα της υποδοχής. Καλεί «η κυρία Παπαδοπούλου» και στη λίστα υπάρχουν τρεις. Ο αριθμός που βλέπετε στην οθόνη της συσκευής σας είναι ένας. Τον πληκτρολογείτε και ανοίγει ο σωστός φάκελος, με τις επισκέψεις που έχουν γίνει και τα μηνύματα που της έχουν σταλεί.
Δύο πράγματα να ξέρετε. Αν πάτε να προσθέσετε ασθενή που υπάρχει ήδη, το πρόγραμμα σας προειδοποιεί. Και δεν συνδέεται με το τηλεφωνικό σας κέντρο: δεν δείχνει μόνο του ποιος καλεί, τον αριθμό τον γράφετε εσείς. Για το τι αξίζει να κρατά ένας φάκελος, δείτε το σύστημα διαχείρισης ασθενών.
Στο πρόγραμμα γραμματείας ιατρείου, τι βλέπει και τι δεν αλλάζει η γραμματεία;
Η γραμματεία κλείνει ραντεβού και βλέπει τους ασθενείς. Δεν αλλάζει τις ρυθμίσεις του ιατρείου. Αυτό το ορίζει ο ρόλος της, και ο ρόλος μπαίνει τη στιγμή που ανοίγει ο λογαριασμός της.
Οι λογαριασμοί της ομάδας είναι τριών ειδών:
- Γραμματεία: ραντεβού και ασθενείς, χωρίς πρόσβαση στις ρυθμίσεις.
- Συνεργάτης γιατρός ή θεραπευτής: ραντεβού, ασθενείς και κλινικές σημειώσεις.
- Διαχειριστής: ό,τι κάνει και ο γιατρός που έχει το ιατρείο, μαζί με τις ρυθμίσεις.
Πέρα από τον ρόλο, το ιατρείο διαλέγει ποιες ενότητες του μενού θα βλέπει ο κάθε άνθρωπος. Το πού μπαίνει το όριο για τα κλινικά στοιχεία το βλέπουμε μαζί στην κλήση.
Ο κανόνας που προτείνουμε είναι ένας: κανείς δεν μπαίνει με τον κωδικό του γιατρού. Για το πώς μοιράζονται οι δουλειές ανάμεσα σε γιατρό και υποδοχή, διαβάστε τον οδηγό για την οργάνωση ιατρείου και γραμματεία.
Τι γίνεται στη διαχείριση ιατρείου όταν φεύγει κάποιος από τη γραμματεία;
Ο λογαριασμός του απενεργοποιείται από τη σελίδα «Ομάδα». Από εκείνη τη στιγμή δεν μπορεί να μπει. Ό,τι είχε γράψει, ραντεβού και στοιχεία ασθενών, μένει στη θέση του.
Συγκρίνετε με τον κοινό κωδικό. Φεύγει ένας άνθρωπος και ο κωδικός πρέπει να αλλάξει για όλους, και κάποιος το μαθαίνει τελευταίος, Δευτέρα πρωί, με ασθενή μπροστά του. Με ξεχωριστούς λογαριασμούς κλείνει ένας και οι υπόλοιποι συνεχίζουν σαν να μην άλλαξε τίποτα.
Το ίδιο ισχύει προς την άλλη κατεύθυνση. Η αντικαταστάτρια του Αυγούστου ή η νέα συνάδελφος παίρνει δικό της λογαριασμό, με email και κωδικό, και τον ρόλο της γραμματείας. Σε κλινική ή πολυϊατρείο, όπου το προσωπικό αλλάζει συχνότερα, αυτό γίνεται ρουτίνα. Περισσότερα στη σελίδα για το λογισμικό κλινικής.
Γραμματεία ιατρείου και πρόγραμμα ραντεβού: ποια τηλεφωνήματα παύουν;
Παύουν τα τηλεφωνήματα επιβεβαίωσης της προηγούμενης μέρας. Η υπενθύμιση φεύγει μόνη της μία μέρα και μία ώρα πριν από το ραντεβού, με μήνυμα στο κινητό, με email ή και με τα δύο. Ο ασθενής βλέπει αποστολέα το όνομα του ιατρείου.
Στη γραμματεία μένουν δύο μικρές συνήθειες, και από αυτές εξαρτάται αν το σύστημα δουλεύει:
- Κάθε ραντεβού γράφεται στο ημερολόγιο. Ραντεβού που έμεινε σε χαρτί δεν παίρνει μήνυμα.
- Όποιος δεν εμφανίστηκε σημειώνεται «Δεν ήρθε», ώστε να μη λάβει το μήνυμα που ακολουθεί την επίσκεψη.
Ο λογαριασμός είναι απλός: 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο. Είναι στόχος, όχι υπόσχεση. Δείτε τον οδηγό για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού. Στην κλήση κάνουμε τον ίδιο λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα.
Τι δεν κάνει το πρόγραμμα για τη γραμματεία
- Δεν απαντά στο τηλέφωνο και δεν συνδέεται με το τηλεφωνικό κέντρο. Δεν δείχνει μόνο του ποιος καλεί.
- Δεν εκδίδει αποδείξεις προς τους ασθενείς, δεν στέλνει στο myDATA και δεν κάνει ηλεκτρονική συνταγογράφηση.
- Δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει μόνος του. Το ραντεβού το γράφει το ιατρείο.
- Δεν στέλνει μαζικά διαφημιστικά μηνύματα. Τα μηνύματα αφορούν το ραντεβού ή την επανεξέταση του ίδιου του ασθενούς.
- Δεν μηδενίζει τις απουσίες. Τα «100+ επιπλέον ραντεβού τον χρόνο» είναι στόχος, όχι υπόσχεση.