Η αλλαγή προγράμματος ιατρείου προς την εφαρμογή ClinicBrain ξεκινά από ένα αρχείο: βγάζετε τη λίστα ασθενών από το παλιό πρόγραμμα σε Excel ή CSV και τη φορτώνετε στις «Ρυθμίσεις». Το πρόγραμμα σας δείχνει ποια στήλη διάβασε ως όνομα και ποια ως τηλέφωνο, και εσείς επιβεβαιώνετε. Μετά ανοίγετε μερικούς φακέλους και ελέγχετε ότι έχουν κινητό. Τα δεδομένα μένουν δικά σας: μπορείτε να τα κατεβάσετε όλα σε ένα αρχείο όποτε θέλετε. Τον λογαριασμό τον ανοίγει η ομάδα μας και το στήσιμο γίνεται μαζί σας. Αν το αρχείο δυσκολεύει, το περνάμε μαζί.
- Η λίστα ασθενών μεταφέρεται με αρχείο Excel ή CSV. Δεν την ξαναγράφετε με το χέρι.
- Ο πρώτος έλεγχος μετά: έχουν οι ασθενείς κινητό; Χωρίς κινητό δεν φεύγει μήνυμα υπενθύμισης.
- Εξαγωγή όλων των δεδομένων του ιατρείου σε ένα αρχείο, όποτε θέλετε.
- Η εισαγωγή αφορά τη λίστα ασθενών. Για ό,τι άλλο κρατά το παλιό σας πρόγραμμα, ρωτήστε μας στην κλήση.
Ποιος αλλάζει πρόγραμμα και τι τον απασχολεί
Γιατρός με ατζέντα και ένα αρχείο Excel
Δεν έχετε παλιό πρόγραμμα, έχετε ένα φύλλο με ονόματα και τηλέφωνα. Αυτό αρκεί: το ίδιο αρχείο φορτώνεται όπως είναι και η λίστα σας γίνεται φάκελοι ασθενών.
Ιατρείο με πρόγραμμα πολλών ετών
Ο φόβος είναι η λίστα που χτίστηκε σε δέκα χρόνια. Τη βγάζετε σε αρχείο από το παλιό πρόγραμμα και τη φέρνετε. Το παλιό πρόγραμμα δεν χρειάζεται να σβηστεί την ίδια μέρα.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο
Εδώ η αλλαγή αφορά πολλούς ανθρώπους. Πριν από τη λίστα στήνονται οι επαγγελματίες, οι υπηρεσίες και τα ωράρια, και ανοίγονται λογαριασμοί για υποδοχή και γιατρούς. Ορίζεται μία μέρα έναρξης για όλους.
Πολυϊατρείο με συνεργάτες γιατρούς
Συχνά κάθε συνεργάτης κρατά τους ασθενείς του σε δικό του αρχείο. Τα αρχεία φορτώνονται ένα ένα. Αξίζει να συμφωνήσετε από πριν ποιος ελέγχει τα διπλά ονόματα ανάμεσά τους.
Τι σας βοηθά στην αλλαγή προγράμματος
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Εισαγωγή από παλιό πρόγραμμα | Στις «Ρυθμίσεις» φορτώνετε αρχείο Excel ή CSV με τους ασθενείς σας. | Η λίστα περνά μία φορά, ολόκληρη, χωρίς πληκτρολόγηση. |
| Έλεγχος στηλών | Το πρόγραμμα δείχνει ποια στήλη διάβασε ως όνομα και ποια ως τηλέφωνο, πριν επιβεβαιώσετε. | Το λάθος φαίνεται πριν γίνει, όχι αφού γεμίσει η λίστα. |
| Λίστα «Ασθενείς» | Αναζήτηση με όνομα, τηλέφωνο ή email. | Την επόμενη μέρα βρίσκετε τον ασθενή όπως και πριν. |
| Προειδοποίηση για διπλό ασθενή | Όταν προσθέτετε ασθενή που υπάρχει ήδη, το πρόγραμμα το λέει. | Μετά τη μεταφορά, η υποδοχή δεν ανοίγει δεύτερο φάκελο για άνθρωπο που ήρθε με το αρχείο. |
| Εξαγωγή όλων των δεδομένων | Ένα κουμπί στις «Ρυθμίσεις» κατεβάζει όλα τα δεδομένα του ιατρείου σε ένα αρχείο. | Η απόφαση να μείνετε ή να φύγετε είναι δική σας. Τα δεδομένα είναι δικά σας. |
| Στήσιμο μαζί με την ομάδα μας | Ανοίγουμε τον λογαριασμό και ρυθμίζουμε μαζί σας υπηρεσίες, ωράρια, μηνύματα και λογαριασμούς προσωπικού. | Η αλλαγή δεν πέφτει πάνω στη γραμματεία σας ένα απόγευμα Παρασκευής. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Πώς γίνεται η αλλαγή προγράμματος ιατρείου χωρίς να ξαναγράψετε τους ασθενείς;
Γίνεται με αρχείο. Το παλιό σας πρόγραμμα βγάζει τη λίστα ασθενών σε Excel ή CSV, και η εφαρμογή ClinicBrain τη διαβάζει. Κανείς δεν πληκτρολογεί ονόματα.
Η σειρά που προτείνουμε, για να μη βρεθεί το ιατρείο με δύο μισά ημερολόγια:
- Πρώτα το στήσιμο. Υπηρεσίες με τη διάρκειά τους, ωράριο κάθε επαγγελματία, λογαριασμοί προσωπικού.
- Μετά η λίστα. Φορτώνεται το αρχείο και ελέγχεται.
- Μετά τα ραντεβού που ήδη έχετε δώσει. Γράφονται στο νέο ημερολόγιο. Υπενθύμιση φεύγει μόνο για ραντεβού που είναι γραμμένο εκεί.
- Τέλος, μία μέρα έναρξης. Από εκείνη τη μέρα κάθε νέο ραντεβού γράφεται μόνο στο νέο πρόγραμμα.
Η εφαρμογή ανοίγει στον φυλλομετρητή, οπότε το παλιό πρόγραμμα μένει στον υπολογιστή σας όσο το χρειάζεστε. Για το τι να ζητήσετε από το επόμενο πρόγραμμα, διαβάστε τον οδηγό για το πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου.
Πώς γίνεται η εισαγωγή ασθενών από Excel ή αρχείο CSV;
Σε τρία βήματα, από την ενότητα «Εισαγωγή από παλιό πρόγραμμα» στις «Ρυθμίσεις».
- Βγάζετε το αρχείο. Τα περισσότερα προγράμματα έχουν εξαγωγή της λίστας ασθενών. Αν κρατάτε ήδη τους ασθενείς σε Excel, το αρχείο το έχετε.
- Το φορτώνετε. Το σέρνετε μέσα στο πλαίσιο ή το επιλέγετε από τον υπολογιστή.
- Ελέγχετε τις στήλες. Το πρόγραμμα σας δείχνει ποια στήλη κατάλαβε ως όνομα και ποια ως τηλέφωνο. Αν συμφωνείτε, επιβεβαιώνετε.
Οι ασθενείς εμφανίζονται αμέσως στη λίστα «Ασθενείς». Λίγη τάξη στο αρχείο πριν γλιτώνει δουλειά μετά: μία γραμμή για κάθε ασθενή και το κινητό σε δική του στήλη.
Αν το αρχείο δεν ανοίγει ή οι στήλες βγαίνουν μπερδεμένες, μας το στέλνετε και το περνάμε μαζί. Δείτε και τον οδηγό για τον φάκελο ασθενών ιατρείου.
Τι να ελέγξετε μετά τη μεταφορά ασθενών σε νέο πρόγραμμα;
Πρώτα τα κινητά. Ανοίξτε μερικούς φακέλους και δείτε ότι το τηλέφωνο είναι κινητό και όχι σταθερό. Ασθενής με σταθερό ή με λάθος αριθμό δεν θα λάβει υπενθύμιση.
Μετά, δέκα λεπτά για τα υπόλοιπα:
- Πλήθος. Συγκρίνετε πόσες γραμμές είχε το αρχείο και πόσοι ασθενείς φαίνονται στη λίστα.
- Ονόματα. Ψάξτε δύο ή τρεις ασθενείς που ξέρετε καλά. Τα ελληνικά διαβάζονται σωστά; Το επώνυμο είναι στη θέση του;
- Διπλοί. Αν το παλιό αρχείο είχε τον ίδιο άνθρωπο δύο φορές, ψάξτε τον με το τηλέφωνό του και δείτε τι ήρθε.
- Ραντεβού. Τα ραντεβού των επόμενων εβδομάδων είναι γραμμένα στο νέο ημερολόγιο;
- Ένα δοκιμαστικό μήνυμα. Κλείστε ένα ραντεβού με το δικό σας κινητό και δείτε πώς φτάνει η υπενθύμιση.
Όταν η λίστα είναι σωστή, αποκτά νόημα και η επανάκληση ασθενών για επανεξέταση.
Μπορείτε να κάνετε εξαγωγή δεδομένων ιατρείου όποτε θέλετε;
Ναι. Στις «Ρυθμίσεις» υπάρχει ενότητα με τίτλο «τα δεδομένα είναι δικά σας». Από εκεί κατεβάζετε όλα τα δεδομένα του ιατρείου σε ένα αρχείο, όποτε θέλετε, χωρίς να ζητήσετε άδεια από κανέναν.
Αυτό απαντά στον δεύτερο φόβο της αλλαγής: «κι αν σε δύο χρόνια θέλω να φύγω;». Τότε παίρνετε το αρχείο σας και φεύγετε.
Η ίδια ερώτηση αξίζει να γίνει και προς το πρόγραμμα που έχετε σήμερα, πριν αποφασίσετε οτιδήποτε:
- Βγάζει τη λίστα ασθενών σε αρχείο που ανοίγει με Excel;
- Βγάζει και το ιστορικό, ή μόνο ονόματα και τηλέφωνα;
- Μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας, ή πρέπει να το ζητήσετε;
Οι απαντήσεις δείχνουν πόσο εύκολη θα είναι η μετάβαση από το πρόγραμμα που έχετε. Για τα στοιχεία των ασθενών γενικότερα, δείτε τον οδηγό για το GDPR στο ιατρείο.
Ποιος βοηθά στο στήσιμο όταν αλλάζετε πρόγραμμα ιατρείου;
Η ομάδα της ClinicBrain. Τον λογαριασμό του ιατρείου τον ανοίγουμε εμείς και το στήσιμο γίνεται μαζί σας.
Στην πράξη καθόμαστε μαζί και περνάμε:
- τις υπηρεσίες σας και πόσο κρατά η καθεμία,
- το ωράριο κάθε επαγγελματία και τις μέρες που λείπει,
- τα κείμενα των μηνυμάτων, με δική σας διατύπωση και με το όνομα του ιατρείου ως αποστολέα,
- τους λογαριασμούς της γραμματείας και των συνεργατών,
- το αρχείο με τους ασθενείς, αν χρειαστείτε χέρι βοηθείας.
Από το ιατρείο χρειαζόμαστε το αρχείο και μισή ώρα από τον άνθρωπο που ξέρει πώς δουλεύει η υποδοχή. Την καθημερινότητα μετά την αλλαγή την περιγράφει το πρόγραμμα γραμματείας ιατρείου, και τη συνολική εικόνα το λογισμικό διαχείρισης ιατρείου. Στην κλήση βλέπουμε το δικό σας αρχείο και σας λέμε τι περνά.
Τι δεν υποσχόμαστε στην αλλαγή προγράμματος
- Η εισαγωγή αφορά τη λίστα ασθενών από αρχείο Excel ή CSV. Για ιστορικό επισκέψεων, έγγραφα ή παλιά ραντεβού του προηγούμενου προγράμματος, ρωτήστε μας στην κλήση πριν αποφασίσετε.
- Δεν συνδεόμαστε απευθείας με άλλο πρόγραμμα. Η μεταφορά γίνεται με αρχείο που βγάζετε εσείς.
- Δεν αντικαθιστά τη συνταγογράφηση ούτε το πρόγραμμα των αποδείξεων. Δεν συνδέεται με την ΗΔΙΚΑ και δεν στέλνει στο myDATA.
- Δεν έχει οδοντόγραμμα, πλάνα διατροφής ή απεικόνιση.
- Ένα αρχείο με λάθη θα φέρει τα ίδια λάθη. Για αυτό ο έλεγχος μετά την εισαγωγή δεν παραλείπεται.