Excel πελατολόγιο ιατρείου: ποιες στήλες, πότε δεν φτάνει και πώς μεταφέρεται

Το αρχείο λέγεται «ΑΣΘΕΝΕΙΣ τελικό 2». Έχει τρία φύλλα, χίλιες διακόσιες γραμμές, και μια στήλη «Τηλ» όπου άλλα κινητά έχουν παύλες, άλλα κενά και μερικά γράφουν «της κόρης». Δουλεύει. Το ανοίγετε κάθε πρωί. Και κάθε φορά που ψάχνετε κάποιον, βρίσκετε δύο.

Μια σημείωση για τη λέξη. Ψάχνετε «excel πελατολόγιο» επειδή έτσι λέγεται παντού, όμως ένα ιατρείο έχει ασθενείς. Από εδώ και κάτω γράφουμε «λίστα ασθενών».

Η προσέγγιση αυτή στηρίζεται σε μια αλλαγή στην ιατρική διαφήμιση: η προσωπική διαφήμιση του γιατρού απαγορεύεται ρητά από το άρθρο 17 του ν. 3418/2005 και πλέον ελέγχεται συστηματικά μέσω MedWatch. Οι κανόνες ισχύουν από το 2005. Αυτό που άλλαξε είναι ο συστηματικός έλεγχος. Ένα ιατρείο που δεν διαφημίζεται στηρίζεται στους ασθενείς που ήδη έχει. Η λίστα τους είναι το πιο πολύτιμο αρχείο του, σε όποιο εργαλείο κι αν βρίσκεται.

Ποιες στήλες χρειάζεται ένα Excel πελατολόγιο για ιατρείο;

Εννέα, και καμία παραπάνω μέχρι να σας λείψει πραγματικά.

Το επώνυμο και το όνομα πάνε σε χωριστές στήλες για δύο λόγους: ταξινομείτε αλφαβητικά με το επώνυμο, και αργότερα ένα μήνυμα μπορεί να αρχίζει με το μικρό όνομα. Ο κωδικός φαίνεται περιττός ώσπου να έχετε δύο ασθενείς με το ίδιο ονοματεπώνυμο.

Ποιοι κανόνες κρατούν καθαρό ένα αρχείο ασθενών σε Excel;

Έξι κανόνες που δεν κοστίζουν τίποτα και γλιτώνουν ώρες.

1. Μία γραμμή ανά ασθενή. Όχι μία γραμμή ανά επίσκεψη. Αν ο ίδιος άνθρωπος υπάρχει τρεις φορές, καμία από τις τρεις δεν είναι σωστή.
2. Μία γραμμή τίτλων, παγωμένη. Η πρώτη γραμμή έχει τα ονόματα των στηλών και μένει πάντα ορατή. Καμία κενή γραμμή μέσα στη λίστα.
3. Όχι συγχωνευμένα κελιά. Χαλούν την ταξινόμηση και το φίλτρο.
4. Το χρώμα δεν είναι πληροφορία. Ένα κίτρινο κελί σημαίνει κάτι μόνο για όποιον το έβαψε. Αν θέλετε να σημειώσετε κάτι, φτιάξτε στήλη.
5. Ένα φύλλο, όχι ένα ανά έτος. Ο ασθενής του 2022 που ξανάρχεται φέτος πρέπει να βρίσκεται με μία αναζήτηση.
6. Ψάξτε πριν γράψετε. Με το φίλτρο στο επώνυμο και στο κινητό, πριν προσθέσετε νέα γραμμή.

Και δύο για την ασφάλεια. Βάλτε κωδικό ανοίγματος στο αρχείο και μην το στέλνετε με email. Ορίστε ποια ημέρα της εβδομάδας παίρνετε αντίγραφο και πού. Το άρθρο 13 του ν. 3418/2005 ζητά εχεμύθεια για κάθε στοιχείο του ασθενή, και το ότι κάποιος είναι στη λίστα σας είναι ήδη τέτοιο στοιχείο.

Πώς γράφεται το κινητό για να μη χαλάει στο Excel;

Ως κείμενο, δέκα ψηφία στη σειρά, ένα νούμερο ανά κελί.

Το Excel θεωρεί έναν τηλεφωνικό αριθμό ποσότητα. Γι’ αυτό μπορεί να τον εμφανίσει σε εκθετική μορφή, να κόψει ένα μηδέν στην αρχή, ή να διαβάσει το «+30» σαν αρχή πράξης. Η λύση είναι να ορίσετε τη στήλη ως «Κείμενο» πριν γράψετε το πρώτο νούμερο.

• Σωστό: δέκα ψηφία που αρχίζουν από 69, χωρίς τίποτα άλλο.
• Λάθος: κενά ή παύλες ανάμεσα, δύο νούμερα στο ίδιο κελί, σχόλια όπως «του συζύγου» δίπλα στον αριθμό.
• Διαλέξτε μία μορφή. Ή όλα με το πρόθεμα της χώρας ή όλα χωρίς. Η ανάμειξη είναι που γεννά διπλές εγγραφές.

Αν το κινητό ανήκει σε συγγενή, γράψτε το στη στήλη του κινητού και σημειώστε σε ποιον ανήκει στη στήλη της σημείωσης. Κάποια ημέρα θα θελήσετε να στείλετε σε αυτό το νούμερο μια υπενθύμιση, και ένα κελί με γράμματα δεν είναι νούμερο.

Χωρά η καρτέλα πελάτη σε Excel;

Η καρτέλα με τα στοιχεία επικοινωνίας χωρά. Το ιστορικό επισκέψεων και οι σημειώσεις του γιατρού δεν χωρούν σε μία γραμμή.

Όποιος δοκιμάζει «καρτέλα πελάτη σε Excel» καταλήγει σε έναν από δύο δρόμους. Ή προσθέτει στήλες προς τα δεξιά («Επίσκεψη 1», «Επίσκεψη 2», ως την «Επίσκεψη 14»), ή ανοίγει ένα φύλλο ανά ασθενή. Στον πρώτο το αρχείο γίνεται αδιάβαστο. Στον δεύτερο χάνεται η αναζήτηση.

Το πιο τίμιο όριο είναι αυτό: στο φύλλο μένει ποιος είναι ο ασθενής και πώς τον βρίσκετε. Ό,τι αφορά την υγεία του μένει εκεί που το κρατάτε ως γιατρός, με την προστασία που του αξίζει. Τι δείχνει μια πλήρης καρτέλα και ποιος τη βλέπει, το περιγράφει ο οδηγός για το αρχείο και τον φάκελο ασθενών.

Το ίδιο ισχύει για το «πρόγραμμα ραντεβού σε Excel». Γίνεται, με ένα φύλλο ανά εβδομάδα, και έχει συγκεκριμένα όρια. Δεν τα επαναλαμβάνουμε εδώ: η σύγκριση με ατζέντα και Google Calendar βρίσκεται στον οδηγό για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου.

Ποια τρία σημάδια δείχνουν ότι ξεπεράσατε το Excel ασθενών;

Το φύλλο δεν σπάει απότομα. Δίνει τρία σημάδια, συνήθως με αυτή τη σειρά.

1. Δύο άνθρωποι το χρειάζονται ανοιχτό την ίδια ώρα. Εμφανίζονται αντίγραφα με ονόματα όπως «τελικό» και «τελικό νέο», και κανείς δεν είναι βέβαιος ποιο ισχύει. Μαζί έρχεται και το ερώτημα ποιος άλλαξε τι: το φύλλο δεν έχει λογαριασμό ανά άνθρωπο.
2. Θέλετε να δείτε πότε ήρθε κάποιος και δεν φτάνει μία ημερομηνία. Η στήλη «Τελευταία επίσκεψη» σβήνει κάθε φορά την προηγούμενη. Όταν αρχίσετε να ζητάτε ιστορικό, ζητάτε κάτι που η μία γραμμή δεν έχει.
3. Θέλετε η λίστα να κάνει κάτι. Να θυμίσει ένα ραντεβού, να ειδοποιήσει για επανεξέταση σε έξι μήνες. Ένα φύλλο κρατά νούμερα, δεν στέλνει μηνύματα. Κάποιος πρέπει να τηλεφωνεί.

Αν δεν βλέπετε κανένα από τα τρία, μείνετε στο Excel. Ένα καθαρό φύλλο σε έναν υπολογιστή με κωδικό, που το ανοίγει ένας άνθρωπος, κάνει τη δουλειά του.

Πώς μεταφέρεται η λίστα σε πρόγραμμα χωρίς πληκτρολόγηση;

Με εισαγωγή αρχείου. Το πρόγραμμα διαβάζει το φύλλο σας και φτιάχνει μια εγγραφή για κάθε γραμμή. Η δουλειά σας είναι να του δώσετε καθαρό φύλλο.

1. Κρατήστε αντίγραφο του αρχικού αρχείου και δουλέψτε σε δεύτερο.
2. Φέρτε τα όλα σε ένα φύλλο με μία γραμμή τίτλων. Σβήστε κενές γραμμές, αθροίσματα και σχόλια κάτω από τη λίστα.
3. Χωρίστε το ονοματεπώνυμο σε επώνυμο και όνομα, αν είναι σε ένα κελί.
4. Ελέγξτε τα κινητά. Ταξινομήστε τη στήλη: όσα δεν έχουν δέκα ψηφία ή δεν αρχίζουν από 69 μαζεύονται στην αρχή και στο τέλος. Διορθώστε τα ή αφήστε το κελί κενό. Ένα λάθος κινητό είναι χειρότερο από ένα κενό, γιατί το μήνυμα θα πάει σε ξένο άνθρωπο.
5. Βρείτε τα διπλά. Ταξινομήστε με το κινητό και κοιτάξτε τις γειτονικές γραμμές με ίδιο νούμερο. Προσοχή: μέλη της ίδιας οικογένειας έχουν συχνά το ίδιο κινητό και δεν είναι διπλές εγγραφές.
6. Αποθηκεύστε ως αρχείο Excel ή CSV, όποιο δέχεται το πρόγραμμα.
7. Δοκιμάστε με δέκα γραμμές πριν περάσετε όλη τη λίστα. Δείτε αν τα ελληνικά ονόματα εμφανίζονται σωστά και αν κάθε στήλη πήγε στο σωστό πεδίο.

Τα βήματα 2 έως 5 είναι ένα απόγευμα δουλειάς για μια λίστα χιλίων ονομάτων. Αξίζουν ακόμη κι αν τελικά μείνετε στο Excel.

Πώς γίνεται η εισαγωγή ασθενών στην εφαρμογή ClinicBrain;

Η εφαρμογή ClinicBrain δέχεται τη λίστα ασθενών από αρχείο Excel ή CSV. Η ομάδα της ClinicBrain ανοίγει τον λογαριασμό και στήνει το ιατρείο μαζί σας, και η εισαγωγή είναι μέρος αυτού του στησίματος.

Τι αλλάζει μετά, σε σχέση με τα τρία σημάδια:

• Κάθε άνθρωπος του ιατρείου έχει δικό του λογαριασμό και όλοι βλέπουν την ίδια λίστα την ίδια στιγμή.
• Ο ασθενής έχει ιστορικό επισκέψεων, και όταν πάτε να προσθέσετε κάποιον που υπάρχει ήδη, η εφαρμογή σάς προειδοποιεί.
• Το ραντεβού που γράφεται στο ημερολόγιο φέρνει υπενθύμιση μία ημέρα και μία ώρα πριν, αν ο ασθενής έχει κινητό. Γι’ αυτό μετρά τόσο το βήμα 4.

Και ό,τι μπήκε μπορεί να βγει: η εξαγωγή όλων των δεδομένων του ιατρείου σε ένα αρχείο γίνεται όποτε θελήσετε. Τα δεδομένα είναι δικά σας. Η εφαρμογή δεν εκδίδει αποδείξεις και δεν συνδέεται με κρατικά συστήματα.

Δείτε τι άλλο κάνει στη σελίδα για το σύστημα διαχείρισης ασθενών και, αν συγκρίνετε επιλογές, στη σελίδα για το λογισμικό διαχείρισης ιατρείου. Τιμή δεν δημοσιεύουμε· το κόστος το λέμε στην κλήση, ανάλογα με το ιατρείο. Αν έχετε απορίες για το φύλλο σας, ρωτήστε μας εκεί: μας λέτε πόσες γραμμές έχει και σε τι κατάσταση είναι τα κινητά.

Θα είχε νόημα να δούμε μαζί αν ταιριάζει στο ιατρείο σας; Κλείστε μια σύντομη κλήση 15–20 λεπτών. Κοιτάμε μαζί την ιστοσελίδα και το προφίλ σας στο Google με τα 12 σημεία ελέγχου, δωρεάν, και σας λέμε ειλικρινά τι θα αλλάζαμε. Μπορείτε επίσης να καλέσετε στο +30 695 582 6688 ή να γράψετε στο info@clinicbrain.gr.