Η ηλεκτρονική ατζέντα ραντεβού είναι το ημερολόγιο του ιατρείου σε οθόνη αντί για χαρτί. Στην εφαρμογή ClinicBrain το ραντεβού συνεχίζετε να το γράφετε εσείς ή η γραμματεία, όπως πάντα. Αλλάζουν τρία πράγματα. Όταν κλείνετε ραντεβού, η ατζέντα δείχνει μόνο τις ώρες που είναι πράγματι ελεύθερες. Η υπενθύμιση στον ασθενή φεύγει μόνη της, μία μέρα και μία ώρα πριν. Και ο γιατρός βλέπει την ατζέντα στο κινητό του, όπου και αν βρίσκεται. Δεν εγκαθιστάτε τίποτα: ανοίγει στον περιηγητή. Οι ασθενείς δεν κλείνουν μόνοι τους και δεν συνδέονται πουθενά.
- Το ραντεβού το γράφετε εσείς, όπως στο χαρτί. Οι ασθενείς δεν κλείνουν μόνοι τους.
- Στο νέο ραντεβού προσφέρονται μόνο ελεύθερες ώρες, μέσα στο ωράριο.
- Η υπενθύμιση φεύγει μόνη της, με αποστολέα το όνομα του ιατρείου.
- Η ατζέντα είναι μία και τη βλέπουν όλοι: υποδοχή, γιατρός, συνεργάτες.
- Η μετάβαση γίνεται σταδιακά. Το χαρτί μπορεί να μείνει δίπλα σας τις πρώτες μέρες.
Ποιος κρατά σήμερα χάρτινη ατζέντα και τι αλλάζει για αυτόν
Γιατρός που κρατά μόνος την ατζέντα
Η ατζέντα είναι στην τσάντα ή στο γραφείο σας. Όταν δεν την έχετε μαζί, δεν μπορείτε να δώσετε ώρα. Με την ηλεκτρονική ατζέντα την έχετε στο κινητό και το μήνυμα της παραμονής δεν το στέλνετε εσείς.
Ιατρείο με γραμματεία και ένα βιβλίο ραντεβού
Το βιβλίο είναι στην υποδοχή και μόνο η γραμματεία το βλέπει. Τώρα το βλέπετε και εσείς από το εξεταστήριο, και όταν η γραμματεία λείπει, η ατζέντα δεν λείπει μαζί της.
Πολυϊατρείο με μία ατζέντα ανά γιατρό
Πολλά τετράδια, πολλοί γραφικοί χαρακτήρες, καμία κοινή εικόνα. Η ηλεκτρονική ατζέντα έχει όλους τους γιατρούς σε ένα ημερολόγιο, τον καθένα με το ωράριό του και τις υπηρεσίες του.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο με υποδοχή
Δύο άτομα στην υποδοχή δεν μπορούν να γράφουν μαζί στο ίδιο χαρτί. Στην οθόνη γράφουν ταυτόχρονα, με ξεχωριστούς λογαριασμούς, και η ίδια ώρα δεν δίνεται δύο φορές.
Τι κάνει η ηλεκτρονική ατζέντα ιατρείου που δεν κάνει το χαρτί
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Ελεύθερες ώρες | Στο νέο ραντεβού εμφανίζονται μόνο ώρες μέσα στο ωράριο που δεν είναι ήδη πιασμένες. | Το διπλό ραντεβού στην ίδια ώρα παύει να είναι θέμα προσοχής. |
| Διάρκεια ανά υπηρεσία | Κάθε υπηρεσία έχει τη διάρκειά της και αυτή ορίζει πόσο χώρο πιάνει το ραντεβού. | Δεν μετράτε γραμμές στη σελίδα για να χωρέσει μια μεγαλύτερη επίσκεψη. |
| Αλλαγή και ακύρωση | Μετακινείτε ή ακυρώνετε το ραντεβού. Το σημειώνετε «Ολοκληρώθηκε» ή «Δεν ήρθε». | Η ώρα που άδειασε φαίνεται ξανά ελεύθερη και μπορεί να δοθεί σε άλλον. |
| Αυτόματη υπενθύμιση | Μήνυμα μία μέρα και μία ώρα πριν, σε SMS, email ή και στα δύο, με δικό σας κείμενο. | Το χαρτί δεν θυμίζει τίποτα σε κανέναν. Η ηλεκτρονική ατζέντα το κάνει μόνη της. |
| Αρχείο μηνυμάτων | Στις «Υπενθυμίσεις» φαίνεται κάθε μήνυμα: σε ποιον, πότε και αν στάλθηκε. | Όταν ο ασθενής πει «δεν με ειδοποιήσατε», έχετε απάντηση. |
| Google Calendar | Αμφίδρομος συγχρονισμός: τα ραντεβού φαίνονται στο Google και οι αλλαγές από εκεί επιστρέφουν. | Όσοι κρατούν ήδη ημερολόγιο στο κινητό δεν αλλάζουν συνήθεια. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Τι μένει ίδιο όταν περνάτε από το χαρτί στην ηλεκτρονική ατζέντα ραντεβού;
Μένει ίδιο το βασικό: το ραντεβού το γράφει άνθρωπος του ιατρείου. Ο ασθενής τηλεφωνεί ή σας το ζητά στην πόρτα, και εσείς ή η γραμματεία το καταχωρίζετε. Δεν υπάρχει δημόσια σελίδα όπου κλείνει μόνος του.
Μένουν ίδια και άλλα πράγματα που ίσως φοβάστε ότι θα χαθούν:
- Ο έλεγχος. Εσείς αποφασίζετε ποιος μπαίνει πότε. Η ατζέντα προτείνει ώρες, δεν κλείνει τίποτα μόνη της.
- Η εικόνα της εβδομάδας. Η εβδομαδιαία προβολή μοιάζει με την ανοιχτή σελίδα της ατζέντας σας.
- Τα χρώματα. Αν σήμερα σημειώνετε με μαρκαδόρο, κάθε ραντεβού μπορεί να έχει χρώμα και στην οθόνη.
- Οι ασθενείς. Δεν τους ζητάτε να μάθουν ή να κατεβάσουν κάτι. Για αυτούς αλλάζει μόνο ότι λαμβάνουν ένα μήνυμα.
Με άλλα λόγια, η δουλειά της υποδοχής δεν ανατρέπεται. Αλλάζει το εργαλείο, όχι η σειρά των κινήσεων. Το πώς στήνεται σωστά ένα τέτοιο ημερολόγιο το περιγράφει ο οδηγός για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου.
Τι αλλάζει με μια ηλεκτρονική ατζέντα ιατρείου;
Αλλάζουν τρία πράγματα που το χαρτί δεν μπορεί να κάνει.
Προσφέρονται μόνο ελεύθερες ώρες. Διαλέγετε υπηρεσία, γιατρό και ημερομηνία, και η ατζέντα δείχνει τις ώρες που είναι μέσα στο ωράριο και δεν έχουν πιαστεί. Το λάθος «έγραψα δύο στις έξι» δεν γίνεται.
Η υπενθύμιση φεύγει μόνη της. Μία μέρα και μία ώρα πριν, ο ασθενής λαμβάνει μήνυμα με αποστολέα το όνομα του ιατρείου. Αν χάνετε 2 ραντεβού την εβδομάδα από ασθενείς που ξέχασαν, σε 50 εβδομάδες είναι 100 ραντεβού τον χρόνο. Αυτές οι ώρες είναι ο στόχος. Δεν μηδενίζονται, και δεν το υποσχόμαστε. Τις λεπτομέρειες τις έχει ο οδηγός για την υπενθύμιση ραντεβού με μήνυμα στο κινητό.
Ο γιατρός τη βλέπει στο κινητό. Η ατζέντα δεν είναι πια αντικείμενο που βρίσκεται σε ένα σημείο. Την ανοίγετε στο σπίτι, στο νοσοκομείο, στον δρόμο.
Και κάτι μικρότερο: ο ασθενής που δεν ήρθε σημειώνεται «Δεν ήρθε» και αυτό μένει στο ιστορικό του, αντί να χαθεί σε μια σελίδα που γύρισε.
Πώς γράφεται ένα ραντεβού στο πρόγραμμα για ραντεβού, βήμα βήμα;
Σε πέντε κινήσεις, που μετά από λίγες μέρες γίνονται πιο γρήγορα από το γράψιμο με στυλό.
- Ασθενής. Τον βρίσκετε με το όνομα ή το τηλέφωνο. Αν είναι καινούριος, τον προσθέτετε εκείνη τη στιγμή.
- Υπηρεσία. Πρώτη επίσκεψη, επανέλεγχος, ό,τι έχετε ορίσει. Η διάρκειά της ορίζει τη διάρκεια του ραντεβού.
- Επαγγελματίας. Ποιος γιατρός ή θεραπευτής θα τον δει.
- Ημερομηνία. Η μέρα που ζητά ο ασθενής.
- Ώρα. Μία από τις ελεύθερες ώρες που εμφανίζονται.
Από εκεί και πέρα δεν κάνετε τίποτα. Η υπενθύμιση είναι ήδη προγραμματισμένη, αρκεί ο ασθενής να έχει κινητό στην καρτέλα του. Αν αλλάξει η ώρα, αλλάζετε το ραντεβού. Αν ακυρωθεί, το ακυρώνετε και η ώρα ελευθερώνεται.
Τι γίνεται με το ραντεβού μετά την επίσκεψη, ως την επανεξέταση, το περιγράφει η σελίδα για το σύστημα διαχείρισης ραντεβού. Στην κλήση γράφουμε ένα ραντεβού μπροστά σας, για να δείτε πόσο διαρκεί.
Χρειάζομαι πρόγραμμα υπολογιστή για ραντεβού ή αρκεί ο περιηγητής;
Αρκεί ο περιηγητής. Όποιος ψάχνει «πρόγραμμα υπολογιστή για ραντεβού» φαντάζεται συνήθως κάτι που εγκαθίσταται στον υπολογιστή της υποδοχής. Η ηλεκτρονική ατζέντα της ClinicBrain δεν εγκαθίσταται. Την ανοίγετε σαν ιστοσελίδα, με τον λογαριασμό σας.
Στην πράξη αυτό σημαίνει:
- Στον υπολογιστή της υποδοχής δουλεύει σε μεγάλη οθόνη, με ολόκληρη την εβδομάδα μπροστά σας.
- Στο tablet του εξεταστηρίου βλέπετε ποιος είναι ο επόμενος.
- Στο κινητό το μενού γίνεται μπάρα στο κάτω μέρος και η ατζέντα χωρά στην παλάμη.
Δεν υπάρχει «ο υπολογιστής που έχει την ατζέντα». Όποια συσκευή και αν ανοίξετε, βλέπετε τα ίδια ραντεβού. Χρειάζεται μόνο σύνδεση στο διαδίκτυο.
Αν ψάχνετε γενικότερα πρόγραμμα και όχι μόνο ατζέντα, δείτε πώς είναι μια ολόκληρη μέρα με το πρόγραμμα για ιατρεία. Και αν συγκρίνετε λύσεις, ο οδηγός για το πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου λέει τι να ζητήσετε από οποιοδήποτε εργαλείο.
Πώς αφήνω τη χάρτινη ατζέντα χωρίς να χαθεί κανένα ραντεβού;
Με μια μετάβαση λίγων ημερών, όπου το χαρτί μένει δίπλα σας ως δίχτυ ασφαλείας. Δεν χρειάζεται να κλείσετε το ιατρείο ούτε να γίνει κάτι από τη μια μέρα στην άλλη.
Η σειρά που προτείνουμε:
- Πρώτα το ωράριο. Η ομάδα μας περνά μαζί σας τις υπηρεσίες, τις διάρκειες και τις ώρες κάθε γιατρού. Χωρίς αυτά η ατζέντα δεν ξέρει ποιες ώρες είναι ελεύθερες.
- Μετά τα ραντεβού που έχετε ήδη δώσει. Περνάτε στην οθόνη όσα είναι γραμμένα στο χαρτί από σήμερα και μετά. Τα παλιά μένουν εκεί που είναι.
- Λίγες μέρες παράλληλα. Όποιος θέλει, κοιτάζει και το χαρτί. Τα νέα ραντεβού όμως γράφονται μόνο στην οθόνη.
- Το χαρτί στο συρτάρι. Όταν δείτε ότι δεν το ανοίγετε πια.
Αν έχετε λίστα ασθενών σε Excel ή σε προηγούμενο πρόγραμμα, εισάγεται από αρχείο, ώστε τα ονόματα και τα κινητά να υπάρχουν από την πρώτη μέρα. Το στήσιμο το κάνουμε μαζί σας. Ξεκινά με μια σύντομη βιντεοκλήση.
Τι δεν κάνει η ηλεκτρονική ατζέντα
- Δεν δέχεται κρατήσεις από τους ίδιους τους ασθενείς. Δεν υπάρχει δημόσια σελίδα ραντεβού μέσα στην εφαρμογή.
- Δεν απαντά στο τηλέφωνο. Το τηλεφώνημα το σηκώνετε εσείς και γράφετε το ραντεβού.
- Δεν στέλνει υπενθύμιση αν ο ασθενής δεν έχει κινητό στην καρτέλα του ή αν το ραντεβού δεν έχει γραφτεί.
- Δεν μηδενίζει τις απουσίες. Τις μειώνει όσο μπορεί ένα μήνυμα την κατάλληλη ώρα.
- Για επαναλαμβανόμενα ραντεβού ή λίστα αναμονής δεν δηλώνουμε κάτι εδώ. Ρωτήστε μας στην κλήση.