Δωρεάν πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου: τι κοστίζει όταν η τιμή είναι μηδέν

Κυριακή βράδυ. Γράφετε στο Google «πρόγραμμα ραντεβού δωρεάν» και ανοίγετε έξι καρτέλες. Η μία ζητά κάρτα για τη δοκιμή, η άλλη κατεβάζει ένα αρχείο εγκατάστασης από μια σελίδα που έχει να ενημερωθεί χρόνια, η τρίτη είναι ένα πρότυπο Excel. Κλείνετε τον υπολογιστή και τη Δευτέρα η ατζέντα είναι πάλι στο γκισέ.

Η προσέγγιση αυτή στηρίζεται σε μια αλλαγή στην ιατρική διαφήμιση: η προσωπική διαφήμιση του γιατρού απαγορεύεται ρητά από το άρθρο 17 του ν. 3418/2005 και πλέον ελέγχεται συστηματικά μέσω MedWatch. Οι κανόνες ισχύουν από το 2005. Αυτό που άλλαξε είναι ο συστηματικός έλεγχος. Ένα ιατρείο που δεν διαφημίζεται ζει από τα ραντεβού που ήδη έχει, άρα το εργαλείο που τα κρατά αξίζει να κριθεί με το τι προστατεύει και όχι μόνο με το τι χρεώνει.

Υπάρχει δωρεάν πρόγραμμα ραντεβού για ιατρείο;

Ναι, σε πέντε μορφές. Καμία δεν φτιάχτηκε ακριβώς για ιατρείο, και η καθεμία αφήνει κάτι διαφορετικό σε εσάς.

1. Χάρτινη ατζέντα. Το παλαιότερο δωρεάν πρόγραμμα ραντεβού. Δουλεύει από την πρώτη ημέρα και δεν θέλει εκμάθηση.
2. Αρχείο Excel. Ένα φύλλο ανά εβδομάδα, συχνά από έτοιμο πρότυπο.
3. Google Calendar. Υπάρχει ήδη στο κινητό σας και μοιράζεται με τη γραμματεία.
4. Δωρεάν έκδοση εμπορικού προγράμματος. Ένα πρόγραμμα με συνδρομή που δίνει ένα περιορισμένο κομμάτι του χωρίς χρέωση.
5. Πρόγραμμα ιατρείου «free download». Λογισμικό που εγκαθίσταται σε έναν υπολογιστή, συνήθως φτιαγμένο πριν από χρόνια.

Τι κάνει καλά και πού σπάει καθένα από τα τρία πρώτα, το συγκρίνει αναλυτικά ο οδηγός για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου. Εδώ κοιτάμε κάτι άλλο: τι πληρώνετε όταν δεν πληρώνετε.

Τι κοστίζει στην πράξη ένα πρόγραμμα με τιμή μηδέν;

Κοστίζει τέσσερα πράγματα που δεν γράφονται σε τιμολόγιο: απουσίες, έκθεση ονομάτων, κίνδυνο να χαθεί το πρόγραμμα, και τον δικό σας χρόνο.

• Καμία υπενθύμιση προς τον ασθενή. Η ατζέντα και το Excel δεν στέλνουν τίποτα. Στο Google Calendar, κατά τη σελίδα βοήθειας της Google, οι ρυθμίσεις ειδοποιήσεων ισχύουν για τον δικό σας λογαριασμό: το ραντεβού το θυμάστε εσείς, όχι ο ασθενής. Κάποιος πρέπει να τηλεφωνεί κάθε απόγευμα, αλλιώς οι απουσίες μένουν όπως είναι.
• Ονόματα ασθενών σε προσωπικό λογαριασμό. Το δωρεάν ημερολόγιο ή το φύλλο ζει συνήθως στον λογαριασμό που έχετε και για τις φωτογραφίες των διακοπών, ανοιχτό στο κινητό, στο tablet του σπιτιού και στον παλιό υπολογιστή. Το άρθρο 13 του ν. 3418/2005 ζητά εχεμύθεια για κάθε στοιχείο του ασθενή, και το ότι κάποιος έχει ραντεβού μαζί σας είναι τέτοιο στοιχείο.
• Κανένα αντίγραφο ασφαλείας. Η ατζέντα είναι ένα αντίτυπο. Το αρχείο Excel στην επιφάνεια εργασίας χάνεται μαζί με τον δίσκο. Αν δεν έχετε ορίσει ποιος παίρνει αντίγραφο και πότε, δεν παίρνει κανείς.
• Κανείς δεν το στήνει. Οι υπηρεσίες με τη διάρκειά τους, το ωράριο, οι άδειες, η μεταφορά της λίστας ασθενών: σε ένα δωρεάν εργαλείο αυτά τα κάνετε εσείς ή η γραμματεία, τις ώρες που το ιατρείο δουλεύει.

Κανένα από τα τέσσερα δεν είναι λόγος να απορρίψετε μια δωρεάν λύση. Είναι ο λογαριασμός που αξίζει να κάνετε πριν τη διαλέξετε.

Πόσα ραντεβού χάνονται όταν το πρόγραμμα δεν θυμίζει τίποτα στον ασθενή;

Αν το ιατρείο σας έχει δύο απουσίες την εβδομάδα, ο λογαριασμός του χρόνου είναι αυτός:

2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο.

Αυτός είναι ο αριθμός με τον οποίο συγκρίνεται κάθε δωρεάν εφαρμογή ραντεβού. Ένα εργαλείο που δεν χρεώνει τίποτα και αφήνει τις απουσίες ανέγγιχτες έχει κόστος, απλώς δεν το βλέπετε σε λογαριασμό. Οι υπενθυμίσεις δεν μηδενίζουν τις απουσίες: προλαβαίνουν όσες οφείλονται στη λήθη και στο μπέρδεμα της ώρας. Το γιατί και το πώς εξηγούνται στον οδηγό για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.

Μετρήστε πρώτα τις δικές σας απουσίες για δύο εβδομάδες. Αν είναι μία τον μήνα, η υπενθύμιση δεν είναι το πρόβλημά σας και η δωρεάν λύση πιθανόν σας καλύπτει.

Τι να προσέξετε στη δωρεάν έκδοση ενός προγράμματος ραντεβού;

Ρωτήστε πρώτα από πού βγάζει τα έσοδά της η εταιρεία που το δίνει. Η απάντηση δείχνει πού θα βρείτε το όριο.

• Όριο στη χρήση. Αριθμός ραντεβού, ασθενών ή χρηστών. Δείτε αν το φτάνετε σε τρεις μήνες κανονικής λειτουργίας, όχι την πρώτη εβδομάδα.
• Τα μηνύματα εκτός δωρεάν. Η αποστολή μηνυμάτων έχει κόστος για όποιον τη στέλνει, οπότε συχνά οι υπενθυμίσεις είναι ακριβώς το κομμάτι που μένει έξω.
• Δοκιμή με ημερομηνία λήξης. «Δωρεάν» για τριάντα ημέρες είναι δοκιμή. Ρωτήστε τι γίνεται με τα ραντεβού που έχετε περάσει όταν λήξει.
• Το όνομα του προγράμματος στα μηνύματα. Ελέγξτε αν ο ασθενής σας λαμβάνει κάτι που προβάλλει το εργαλείο αντί για το ιατρείο.
• Όροι που αλλάζουν. Μια δωρεάν έκδοση μπορεί να καταργηθεί ή να περιοριστεί. Γι’ αυτό η εξαγωγή των δεδομένων μετρά περισσότερο εδώ από οπουδήποτε.

Και μια ερώτηση που ισχύει ανεξάρτητα από την τιμή: υπογράφει ο προμηθευτής σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων; Ο GDPR τη ζητά από όποιον επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας (άρθρο 28). Το γενικό πλαίσιο βρίσκεται στον οδηγό GDPR για ιατρείο.

Αξίζει ένα πρόγραμμα ιατρείου δωρεάν σε free download;

Σπάνια για στοιχεία ασθενών. Ένα πρόγραμμα που κατεβάζετε και εγκαθιστάτε μόνοι σας σας κάνει ταυτόχρονα χρήστη, τεχνικό και υπεύθυνο ασφάλειας.

Όποιος αναζητά «πρόγραμμα ιατρείου δωρεάν» ή «free download» βρίσκει συχνά λογισμικό για υπολογιστή γραφείου. Πριν το ανοίξετε, δείτε πέντε σημεία:

• Ποιος το έφτιαξε. Υπάρχει όνομα εταιρείας, διεύθυνση και τηλέφωνο, ή μόνο ένας σύνδεσμος λήψης; Ένα αρχείο εγκατάστασης από άγνωστη πηγή μπορεί να φέρει στον υπολογιστή του ιατρείου και κάτι που δεν ζητήσατε.
• Πότε ενημερώθηκε τελευταία φορά. Λογισμικό που δεν ενημερώνεται δεν διορθώνει τα κενά ασφαλείας του και ίσως δεν τρέχει στον επόμενο υπολογιστή σας.
• Πού γράφονται τα δεδομένα. Συνήθως σε ένα αρχείο στον δίσκο του ίδιου υπολογιστή. Το αντίγραφο ασφαλείας είναι τότε αποκλειστικά δική σας δουλειά, όπως και ο κωδικός και η κρυπτογράφηση του δίσκου. Ο GDPR ζητά κατάλληλα μέτρα ασφάλειας (άρθρο 32) από εσάς.
• Από πού ανοίγει. Ένα πρόγραμμα σε έναν υπολογιστή δεν φαίνεται από το κινητό σας ούτε από το δεύτερο ιατρείο.
• Ποιον καλείτε. Όταν δεν ανοίγει Δευτέρα πρωί, το δωρεάν πρόγραμμα δεν έχει γραμμή υποστήριξης.

Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, δοκιμάστε το με πέντε φανταστικά ονόματα και όχι με τη λίστα σας.

Τι να ρωτήσετε πριν βάλετε στοιχεία ασθενών σε οποιοδήποτε πρόγραμμα;

Οκτώ ερωτήσεις, ίδιες για δωρεάν και για πληρωμένο. Αν δεν βρίσκετε κανέναν να τις απαντήσει, αυτό είναι ήδη η απάντηση.

1. Ποιος κρατά τα δεδομένα; Εσείς στον δίσκο σας ή μια εταιρεία στους δικούς της υπολογιστές; Και ποια εταιρεία, με ποια στοιχεία επικοινωνίας;
2. Υπάρχει γραπτή σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων;
3. Πώς παίρνω τα δεδομένα μου πίσω; Εξαγωγή ασθενών και ραντεβού σε αρχείο CSV ή Excel, από εσάς, χωρίς αίτημα.
4. Ποιος παίρνει αντίγραφο ασφαλείας και κάθε πότε;
5. Ποιος απαντά όταν κάτι δεν δουλεύει; Τηλέφωνο, email, ώρες, και σε πόσο χρόνο.
6. Στέλνει υπενθύμιση στον ασθενή; Αν ναι, περιλαμβάνεται ή μετριέται χωριστά;
7. Έχει κάθε άνθρωπος του ιατρείου δικό του λογαριασμό; Ένας κοινός κωδικός δεν σας αφήνει να ξέρετε ποιος άλλαξε τι.
8. Ποιος το στήνει και ποιος μεταφέρει τη λίστα ασθενών;

Οι ερωτήσεις αυτές αφορούν το αν μπορείτε να εμπιστευτείτε το εργαλείο. Για το τι πρέπει να κάνει το ίδιο το πρόγραμμα, και για τις δώδεκα ερωτήσεις προς έναν προμηθευτή, δείτε τον οδηγό πρόγραμμα ραντεβού ιατρείου.

Πότε αρκεί πραγματικά μια δωρεάν λύση;

Όταν ένας άνθρωπος κλείνει όλα τα ραντεβού, αυτά κλείνονται για τις επόμενες λίγες ημέρες, και οι απουσίες σας είναι σπάνιες.

Σε αυτή την περίπτωση μια ατζέντα ή ένα ξεχωριστό ημερολόγιο μόνο για το ιατρείο κάνει τη δουλειά, με δύο προφυλάξεις: γράφετε όσο λιγότερα στοιχεία γίνεται δίπλα στην ώρα, και ορίζετε ποιος κρατά αντίγραφο. Δεν θα σας πούμε ότι χρειάζεστε κάτι παραπάνω.

Η δωρεάν λύση αρχίζει να κοστίζει όταν τα ραντεβού κλείνονται εβδομάδες πριν, όταν δύο ή τρεις άνθρωποι γράφουν στο ίδιο πρόγραμμα, ή όταν η γραμματεία περνά το απόγευμα σε τηλεφωνήματα υπενθύμισης. Τότε το ερώτημα παύει να είναι «δωρεάν ή όχι» και γίνεται «τι μου επιστρέφει». Πώς μοιάζει ένα τέτοιο σύστημα, στη σελίδα για το σύστημα διαχείρισης ραντεβού.

Είναι δωρεάν η εφαρμογή ClinicBrain;

Δεν τη διαφημίζουμε ως δωρεάν πρόγραμμα και δεν δημοσιεύουμε τιμή. Τι περιλαμβάνεται και με ποιο κόστος το συζητάμε σε μια σύντομη κλήση, αφού δούμε το ιατρείο σας· δείτε πώς τιμολογούμε.

Τι κάνει, για να ξέρετε με τι τη συγκρίνετε:

• Ημερολόγιο ραντεβού για όλους τους γιατρούς και το προσωπικό του ιατρείου, με υπηρεσίες και διάρκειες, ωράριο και άδειες, και αμφίδρομο συγχρονισμό με το Google Calendar.
• Αυτόματες υπενθυμίσεις προς τον ασθενή, συνήθως μία ημέρα και μία ώρα πριν, με SMS, με email ή και με τα δύο. Το κείμενο το ορίζει το ιατρείο. Πώς γράφεται, στον οδηγό SMS υπενθύμιση ραντεβού.
• Ρόλοι: ιδιοκτήτης, διαχειριστής, προσωπικό. Ο καθένας βλέπει όσα επιτρέπει ο ρόλος του.
• Στήσιμο από εμάς. Η ομάδα της ClinicBrain ανοίγει τους λογαριασμούς, ρυθμίζει υπηρεσίες, ωράριο και μηνύματα, και μπορεί να εισαγάγει τη λίστα ασθενών από το προηγούμενο πρόγραμμά σας (αρχείο CSV ή Excel).

Τρέχει στον browser, σε υπολογιστή, tablet και κινητό, χωρίς εγκατάσταση. Τη χρησιμοποιεί μόνο το ιατρείο: οι ασθενείς δεν εγκαθιστούν τίποτα και δεν ανοίγουν λογαριασμό.

Και τι δεν κάνει: δεν είναι ηλεκτρονική συνταγογράφηση, δεν εκδίδει παραστατικά, και δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει μόνος του ραντεβού. Τις οκτώ ερωτήσεις αυτού του οδηγού μπορείτε να τις κάνετε και σε εμάς, στην κλήση.

Θα είχε νόημα να δούμε μαζί αν ταιριάζει στο ιατρείο σας; Κλείστε μια σύντομη κλήση 15–20 λεπτών. Κοιτάμε μαζί την ιστοσελίδα και το προφίλ σας στο Google με τα 12 σημεία ελέγχου, δωρεάν, και σας λέμε ειλικρινά τι θα αλλάζαμε. Μπορείτε επίσης να καλέσετε στο +30 695 582 6688 ή να γράψετε στο info@clinicbrain.gr.