Σύστημα νέων ασθενών για κλινικές: ο κύκλος με πολλούς γιατρούς

Αλλάζει ο αριθμός των ανθρώπων που πρέπει να κάνουν το ίδιο πράγμα με τον ίδιο τρόπο. Στο ατομικό ιατρείο ο κύκλος κρέμεται από έναν γιατρό και μία γραμματέα. Στην κλινική κρέμεται από δέκα γιατρούς, τρεις βάρδιες υποδοχής και συνεργάτες που έρχονται δύο φορές την εβδομάδα.

Εκεί εμφανίζονται τρία προβλήματα που ένα ιατρείο δεν έχει:

• Άνιση εμπειρία. Οι ασθενείς του ενός γιατρού παίρνουν υπενθύμιση, του άλλου όχι.
• Στοιχεία που παλιώνουν. Ένας γιατρός αποχώρησε πέρυσι και η σελίδα του υπάρχει ακόμη.
• Γνώση σε ένα κεφάλι. Μόνο μία γραμματέας ξέρει ποιος δέχεται πότε.

Το σύστημα λύνει και τα τρία με τον ίδιο τρόπο: ό,τι ισχύει γράφεται μία φορά, σε ένα σημείο, και από εκεί το βλέπουν όλοι. Για την πλευρά της προβολής ενός οργανισμού υπάρχει ξεχωριστή σελίδα, το ιατρικό marketing για κλινικές και ιατρικά κέντρα. Εδώ μένουμε στη διαδρομή του νέου ασθενούς.

Το βρίσκουν με δύο τρόπους: ψάχνοντας τον οργανισμό ή μια εξέταση κοντά τους, και ψάχνοντας το όνομα ενός γιατρού που τους σύστησαν. Το σύστημα πρέπει να απαντά και στα δύο.

• Ένα προφίλ στο Google ανά σημείο. Κάθε διεύθυνση έχει δικό της προφίλ, με το δικό της τηλέφωνο και ωράριο υποδοχής. Δύο σημεία σε ένα προφίλ στέλνουν ασθενείς σε λάθος πόρτα.
• Μία σελίδα ανά γιατρό. Όποιος γράφει το όνομα του γιατρού πρέπει να φτάνει σε σελίδα που λέει ότι δέχεται σε εσάς, τι εξετάζει και ποιες ημέρες.
• Μία σελίδα ανά τμήμα ή εξέταση. Για όσους ψάχνουν «εξέταση + περιοχή».

Οι γιατροί του οργανισμού παραμένουν υπό τα άρθρα 17 και 18 του ν. 3418/2005, άρα οι σελίδες τους ενημερώνουν και δεν διαφημίζουν. Πώς δομείται μια τέτοια ιστοσελίδα, το αναλύει ο οδηγός για την ιστοσελίδα κλινικής και πολυϊατρείου.

Φεύγουν από ένα κοινό ημερολόγιο, όπου κάθε ραντεβού έχει τον δικό του επαγγελματία. Η υποδοχή δεν χρειάζεται να ξέρει ποιος γιατρός «θέλει» υπενθυμίσεις: ο κανόνας ισχύει για όλα τα ραντεβού.

Τρία σημεία κάνουν τη διαφορά σε έναν οργανισμό:

• Ωράριο ανά επαγγελματία. Η υποδοχή βλέπει ως ελεύθερες μόνο τις ώρες που ο συγκεκριμένος γιατρός δέχεται, μαζί με τις άδειες και τις αργίες του.
• Συγχρονισμός με Google Calendar. Ο συνεργάτης που κρατά δικό του ημερολόγιο βλέπει εκεί τα ραντεβού του. Ό,τι άλλο έχει γράψει στο Google φαίνεται στο πολυϊατρείο ως κλειστή ώρα.
• Μήνυμα που λέει ποιον θα δει. Το όνομα του γιατρού και η υπηρεσία μπαίνουν αυτόματα στο κείμενο. Αποστολέας φαίνεται το όνομα του οργανισμού.

Αν χάνονται 2 ραντεβού την εβδομάδα, σε 50 εβδομάδες είναι 100 τον χρόνο. Σε οργανισμό με πολλά ημερολόγια ο λογαριασμός γίνεται ανά γιατρό, και τον κάνουμε στην κλήση. Για τη λειτουργία της εφαρμογής δείτε το λογισμικό κλινικής.

Η υποδοχή κάνει ό,τι και σήμερα, δηλαδή σηκώνει το τηλέφωνο και κλείνει ραντεβού, με μία διαφορά: τα γράφει όλα στο ίδιο ημερολόγιο. Ο νέος ασθενής προστίθεται επιτόπου, με όνομα και κινητό. Αν υπάρχει ήδη, η εφαρμογή προειδοποιεί, για να μην ανοίξει δεύτερη καρτέλα.

Το ποιος βλέπει τι ορίζεται στην ενότητα «Ομάδα»:

• Κάθε γραμματέας, συνεργάτης γιατρός και υπεύθυνος έχει δικό του λογαριασμό, όχι κοινό κωδικό.
• Ο καθένας βλέπει μόνο τις ενότητες που του επιτρέπονται.
• Όταν κάποιος αποχωρεί, ο λογαριασμός απενεργοποιείται και όσα έγραψε παραμένουν.

Στο τέλος της ημέρας η υποδοχή σημειώνει κάθε ραντεβού «Ολοκληρώθηκε» ή «Δεν ήρθε». Το αίτημα για κριτική δεν πηγαίνει σε όποιον δεν ήρθε ή ακύρωσε. Για κατανομή αιθουσών ή μηχανημάτων ρωτήστε μας στην κλήση, πάνω στις δικές σας ανάγκες. Ιδέες για την καθημερινή ροή της υποδοχής έχει ο οδηγός οργάνωση ιατρείου και γραμματείας.

Με πιλοτικό ξεκίνημα σε ένα τμήμα και μετά επέκταση. Πολλοί διευθυντές το αναζητούν ως «σύστημα νέων πελατών για κλινική»· μια κλινική έχει ασθενείς, και η σειρά που ακολουθούμε τους αφορά άμεσα, γιατί τίποτα δεν αλλάζει για αυτούς απότομα.

• Καταγραφή. Γιατροί, υπηρεσίες με διάρκεια, ωράρια, σημεία λειτουργίας.
• Πιλοτικό τμήμα. Ένας ή δύο γιατροί και η υποδοχή τους δουλεύουν το ημερολόγιο και τις υπενθυμίσεις για λίγες εβδομάδες.
• Εισαγωγή ασθενών. Η λίστα από το προηγούμενο πρόγραμμα περνά από αρχείο Excel ή CSV.
• Υπόλοιποι γιατροί. Μπαίνουν με τους ίδιους κανόνες και τα ίδια κείμενα.
• Προφίλ και ιστοσελίδα. Διορθώνονται παράλληλα, με έγκριση κάθε γιατρού για τη σελίδα του.

Τα δεδομένα μένουν δικά σας: η εφαρμογή τα εξάγει όλα σε ένα αρχείο όποτε το ζητήσετε. Πώς λειτουργεί ο ίδιος κύκλος σε μικρότερη κλίμακα, το δείχνει η σελίδα σύστημα νέων πελατών για ιατρεία. Τα στάδια αναλυτικά, στον οδηγό σύστημα νέων ασθενών.

• Δεν περιλαμβάνει πληρωμένες ή χορηγούμενες διαφημίσεις, ούτε για τον οργανισμό ούτε για τους γιατρούς του.
• Δεν υποσχόμαστε θέσεις στο Google ούτε αριθμό νέων ασθενών ανά τμήμα.
• Η εφαρμογή δεν κάνει ηλεκτρονική συνταγογράφηση, δεν συνδέεται με εθνικά συστήματα και δεν εκδίδει αποδείξεις ή τιμολόγια.
• Δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει μόνος του ραντεβού, και δεν απαντά στο τηλεφωνικό κέντρο.
• Δεν είναι για μαζικά προωθητικά μηνύματα. Τα μηνύματα αφορούν το ραντεβού ή την επανεξέταση του ίδιου του ασθενούς.
• Δεν γνωμοδοτούμε για το πώς εφαρμόζονται οι κανόνες προβολής στην κλινική ως εταιρεία. Αυτό το απαντά ο ιατρικός σύλλογος.