Ένα πρόγραμμα πελατολογίου για ιατρείο ή κέντρο υγείας κρατά μια καρτέλα για κάθε άνθρωπο που εξυπηρετείτε και σας δείχνει τι ακολουθεί για αυτόν. Στην εφαρμογή ClinicBrain κάθε καρτέλα έχει κινητό, ιστορικό επισκέψεων και επόμενο βήμα: ένα ραντεβού ή ένα μήνυμα επανεξέτασης. Τη λίστα τη φέρνετε από Excel και την εξάγετε ολόκληρη όποτε θέλετε. Ένα ιατρείο έχει ασθενείς και όχι πελάτες, και έτσι τους λέμε από εδώ και κάτω. Δεν είναι πελατολόγιο λογιστικής: δεν κρατά υπόλοιπα και δεν εκδίδει τιμολόγια ή αποδείξεις.
- Κάθε καρτέλα έχει κινητό, ιστορικό και επόμενο βήμα. Αλλιώς είναι απλώς κατάλογος.
- Η λίστα εισάγεται από αρχείο Excel ή CSV. Δεν ξαναγράφετε κανέναν.
- Εξάγετε όλα τα δεδομένα σε ένα αρχείο όποτε θέλετε. Είναι δικά σας.
- Τα μηνύματα αφορούν το ραντεβού ή την επανεξέταση του καθενός. Όχι μαζικές προσφορές.
- Δεν είναι πελατολόγιο λογιστικής ή τιμολόγησης.
Για ποιον είναι αυτό το πρόγραμμα πελατολογίου
Ιατρείο με τη λίστα σε Excel
Έχετε ένα φύλλο με ονόματα και τηλέφωνα που μεγαλώνει χρόνια. Ξέρετε ποιοι είναι, όχι ποιοι έχουν καιρό να έρθουν. Το φύλλο εισάγεται και κάθε γραμμή του γίνεται καρτέλα με ιστορικό.
Κέντρο που μιλά για «πελάτες»
Κέντρα φυσικοθεραπείας, διαιτολογικά γραφεία, κέντρα αισθητικής ή λογοθεραπείας συχνά λένε «πελατολόγιο». Η δουλειά είναι η ίδια: ποιος έρχεται, κάθε πότε, και ποιος σταμάτησε στη μέση.
Πολυϊατρείο και συστεγασμένοι
Κάθε γιατρός έχει τη δική του λίστα στο δικό του κινητό. Με κοινό πρόγραμμα ο ίδιος άνθρωπος έχει μία καρτέλα, και η εφαρμογή προειδοποιεί όταν κάποιος πάει να τον περάσει δεύτερη φορά.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο
Η λίστα είναι μεγάλη και τη δουλεύουν πολλά χέρια. Κάθε μέλος της υποδοχής έχει δικό του λογαριασμό και βλέπει ό,τι του επιτρέπεται. Όταν κάποιος αποχωρεί, η πρόσβασή του κλείνει και η λίστα μένει στο κέντρο.
Τι κάνει το πρόγραμμα διαχείρισης πελατών για το ιατρείο
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Καρτέλα με κινητό | Όνομα, τηλέφωνο και email για κάθε ασθενή, με αναζήτηση σε όλα. | Το κινητό είναι αυτό που κάνει τη λίστα χρήσιμη: χωρίς αυτό δεν φεύγει μήνυμα. |
| Ιστορικό | Οι επισκέψεις του καθενός σε χρονολόγιο, μαζί με τις ακυρώσεις και τα «Δεν ήρθε». | Ξεχωρίζετε τον τακτικό από εκείνον που έχετε να δείτε δύο χρόνια. |
| Επόμενο βήμα: ραντεβού | Νέο ραντεβού απευθείας από την καρτέλα, σε ελεύθερη ώρα του ημερολογίου. | Ο άνθρωπος δεν φεύγει με ένα «θα σας πάρω εγώ τηλέφωνο». |
| Επόμενο βήμα: επανεξέταση | Μήνυμα που φεύγει μόνο του μετά από μήνες, για παράδειγμα σε 3 ή σε 6. | Η λίστα θυμάται για λογαριασμό σας ποιος έχει σειρά. |
| Υπενθύμιση ραντεβού | Μήνυμα μία μέρα και μία ώρα πριν, με αποστολέα το όνομα του ιατρείου. | Λιγότερες ώρες μένουν άδειες επειδή κάποιος το ξέχασε. |
| Εισαγωγή από Excel | Η λίστα σας από αρχείο Excel ή CSV περνά στην εφαρμογή. | Ξεκινάτε με το πελατολόγιο που έχετε, όχι από το μηδέν. |
| Εξαγωγή όλων | Όλα τα δεδομένα του ιατρείου σε ένα αρχείο, όποτε το ζητήσετε. | Δεν κλειδώνεστε. Η λίστα φεύγει μαζί σας αν το αποφασίσετε. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Τι είναι ένα πρόγραμμα πελατολογίου για ιατρείο ή κέντρο υγείας;
Είναι το πρόγραμμα όπου κρατάτε τους ανθρώπους που εξυπηρετείτε, μαζί με ό,τι χρειάζεται για να τους ξαναδείτε. Δεν είναι το πελατολόγιο του λογιστή.
Η λέξη «πελατολόγιο» χρησιμοποιείται για δύο διαφορετικά πράγματα, και αξίζει να τα ξεχωρίσουμε:
- Το λογιστικό πελατολόγιο έχει ΑΦΜ, παραστατικά και υπόλοιπα. Απαντά στο «τι μου χρωστά και τι του έκοψα». Αυτό η εφαρμογή ClinicBrain δεν το κάνει: δεν εκδίδει τιμολόγια ή αποδείξεις και δεν στέλνει στο myDATA.
- Το πελατολόγιο της καθημερινής δουλειάς έχει κινητό, επισκέψεις και επόμενο ραντεβού. Απαντά στο «πότε ήρθε και πότε θα ξανάρθει». Αυτό κάνει.
Όποιος ψάχνει «πρόγραμμα για πελατολόγιο» σε χώρο υγείας, συνήθως θέλει το δεύτερο και έχει ήδη λογιστή για το πρώτο. Τα δύο δουλεύουν δίπλα δίπλα χωρίς να μπλέκονται.
Αν σας απασχολεί η έννοια της σχέσης με τον ασθενή περισσότερο από τη λίστα, διαβάστε τη σελίδα για το CRM ιατρείου.
Τι πρέπει να έχει η καρτέλα πελάτη για να μην είναι απλώς ένα όνομα;
Τρία πράγματα: ένα κινητό, ένα ιστορικό και ένα επόμενο βήμα. Αν λείπει ένα από τα τρία, η καρτέλα πελάτη είναι εγγραφή σε κατάλογο.
Κινητό. Μήνυμα φεύγει μόνο σε όποιον έχει κινητό στην καρτέλα του. Ένα πελατολόγιο με σταθερά τηλέφωνα ή μισά νούμερα δεν μπορεί να θυμίσει τίποτα σε κανέναν.
Ιστορικό. Οι επισκέψεις γράφονται μόνες τους από το ημερολόγιο, μαζί με όσα ραντεβού ακυρώθηκαν ή χάθηκαν. Δεν συμπληρώνετε τίποτα με το χέρι.
Επόμενο βήμα. Για κάθε άνθρωπο υπάρχει κάτι που ακολουθεί: ένα ραντεβού γραμμένο στο ημερολόγιο, ή ένα μήνυμα επανεξέτασης που θα φύγει σε λίγους μήνες. Όποιος δεν έχει ούτε το ένα ούτε το άλλο είναι αυτός που χάνεται σιωπηλά.
Στην καρτέλα μπαίνουν επίσης έγγραφα και σημειώσεις ανά επίσκεψη. Αυτή την πλευρά την περιγράφει η σελίδα για την ηλεκτρονική καρτέλα ασθενή.
Πώς περνά το πελατολόγιο από το Excel στο πρόγραμμα;
Με εισαγωγή αρχείου. Η εφαρμογή δέχεται τη λίστα σας σε Excel ή CSV, είτε τη φτιάξατε εσείς είτε τη βγάλατε από προηγούμενο πρόγραμμα. Τη μεταφορά την κάνουμε μαζί στο στήσιμο.
Πριν από την εισαγωγή, μισή ώρα τακτοποίησης στο φύλλο γλιτώνει πολύ κόπο μετά:
- Ένας άνθρωπος, μία γραμμή. Σβήστε όσους έχετε γράψει δύο φορές, μία με το βαπτιστικό και μία με το υποκοριστικό.
- Κινητό σε δική του στήλη. Όχι μαζί με το σταθερό, όχι με σχόλια δίπλα στο νούμερο.
- Όνομα και επώνυμο χωριστά, αν γίνεται, για να βρίσκονται εύκολα στην αναζήτηση.
- Μην περιμένετε να συμπληρώσετε τα κενά. Όποιος δεν έχει κινητό θα το δώσει στο επόμενο τηλεφώνημά του.
Μετά την εισαγωγή, όταν προσθέτετε με το χέρι κάποιον που υπάρχει ήδη, η εφαρμογή σας προειδοποιεί. Έτσι η λίστα δεν ξαναγεμίζει διπλές εγγραφές. Πώς δουλεύεται η λίστα στη συνέχεια το εξηγεί το σύστημα διαχείρισης ασθενών.
Τι κάνει το πρόγραμμα διαχείρισης πελατών με όσους έχουν καιρό να έρθουν;
Τους στέλνει ένα μήνυμα επανεξέτασης τη στιγμή που έχετε ορίσει, για παράδειγμα 3 ή 6 μήνες μετά την επίσκεψη. Το κείμενο το γράφετε εσείς και το όνομα του ασθενή συμπληρώνεται αυτόματα.
Εδώ η λίστα αρχίζει να δουλεύει για εσάς. Σε ένα φύλλο Excel, για να βρείτε ποιος έχει σειρά, πρέπει κάποιος να καθίσει να το ψάξει, και συνήθως δεν κάθεται κανείς. Στο πρόγραμμα ο κανόνας ορίζεται μία φορά και εφαρμόζεται σε κάθε επίσκεψη.
Υπάρχει ένα όριο που το κρατάμε: τα μηνύματα αφορούν το ραντεβού ή την παρακολούθηση του συγκεκριμένου ανθρώπου. Η εφαρμογή δεν είναι για μαζικές προωθητικές αποστολές. Για τους ιατρούς αυτό συμφωνεί και με το πλαίσιο της προβολής τους, που το εξηγεί ο οδηγός για την ιατρική διαφήμιση. Για τα υπόλοιπα επαγγέλματα υγείας, τους κανόνες προβολής τους ορίζουν ο δικός σας κώδικας και ο σύλλογός σας.
Πώς στήνεται σωστά η υπόμνηση το διαβάζετε στον οδηγό για την επανάκληση ασθενών για επανεξέταση.
Μπορώ να πάρω πίσω το πελατολόγιό μου όποτε θέλω;
Ναι. Από τις «Ρυθμίσεις» εξάγετε όλα τα δεδομένα του ιατρείου σε ένα αρχείο, όποτε θέλετε. Το πελατολόγιο είναι δικό σας και δεν το κρατά κανένα πρόγραμμα όμηρο.
Το λέμε πρώτοι, γιατί είναι η σωστή ερώτηση προς οποιονδήποτε σας προτείνει πρόγραμμα. Μια λίστα που χτίστηκε σε δέκα χρόνια αξίζει περισσότερο από το εργαλείο που τη φιλοξενεί.
Δύο ακόμη πράγματα που αφορούν το ποιος έχει τη λίστα:
- Κάθε ιατρείο ή κέντρο βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα.
- Μέσα στην ομάδα, κάθε πρόσωπο έχει δικό του λογαριασμό. Όταν κάποιος φεύγει, ο λογαριασμός απενεργοποιείται.
Μια λίστα που δουλεύει καλά κρατά τους ασθενείς που ήδη έχετε. Το πώς σας βρίσκουν οι καινούριοι, χωρίς διαφήμιση, είναι η άλλη μισή δουλειά και την περιγράφει ο οδηγός για το σύστημα νέων ασθενών.
Στη βιντεοκλήση σας δείχνουμε μια καρτέλα, μια εισαγωγή και μια εξαγωγή, και μιλάμε για τη δική σας λίστα.
Τι δεν είναι αυτό το πρόγραμμα πελατολογίου
- Δεν είναι πελατολόγιο λογιστικής: δεν κρατά υπόλοιπα και δεν εκδίδει τιμολόγια ή αποδείξεις.
- Δεν στέλνει στο myDATA και δεν συνδέεται με κρατικά συστήματα.
- Δεν είναι εργαλείο για μαζικά προωθητικά μηνύματα ή προσφορές.
- Δεν δίνει πρόσβαση στους ίδιους τους ασθενείς. Δεν έχουν λογαριασμό και δεν κλείνουν μόνοι τους.
- Δεν στέλνει μήνυμα σε όποιον δεν έχει κινητό στην καρτέλα του.
- Για πακέτα συνεδριών δεν δηλώνουμε κάτι εδώ. Ρωτήστε μας στην κλήση.