Appointment reminder software είναι το πρόγραμμα που στέλνει αυτόματα μήνυμα στον ασθενή πριν από το ραντεβού του, ώστε να μην το ξεχάσει. Στην εφαρμογή ClinicBrain η υπενθύμιση φεύγει μία μέρα και μία ώρα πριν, με SMS, email ή και τα δύο, και ο ασθενής βλέπει ως αποστολέα το όνομα του ιατρείου. Το κείμενο το γράφετε εσείς, στα ελληνικά. Η ίδια εφαρμογή λειτουργεί και ως patient recall system: στέλνει μήνυμα επανεξέτασης μήνες μετά την επίσκεψη. Στόχος είναι λιγότερες απουσίες. Οι απουσίες δεν μηδενίζονται.
- Η υπενθύμιση φεύγει μόνο για ραντεβού γραμμένο στο ημερολόγιο και μόνο αν ο ασθενής έχει κινητό.
- Ένα γραπτό μήνυμα με ελληνικούς χαρακτήρες χωρά 70 χαρακτήρες. Ο μετρητής σάς το δείχνει όσο γράφετε.
- Ο ασθενής βλέπει το όνομα του ιατρείου, όχι έναν άγνωστο αριθμό.
- Το μήνυμα επανεξέτασης φεύγει μήνες μετά, χωρίς να το θυμηθεί κανείς.
- 2 απουσίες την εβδομάδα × 50 εβδομάδες = 100 ραντεβού τον χρόνο. Είναι στόχος, όχι υπόσχεση.
Σε ποιον χρησιμεύει ένα appointment reminder software
Ιατρός χωρίς γραμματεία
Κανείς δεν τηλεφωνεί για επιβεβαίωση, άρα η απουσία φαίνεται μόνο όταν η καρέκλα μείνει άδεια. Οι υπενθυμίσεις φεύγουν μόνες τους από τη στιγμή που γράφετε το ραντεβού.
Ιατρείο με γραμματεία
Η γραμματεία σταματά τα απογευματινά τηλεφωνήματα για τα αυριανά ραντεβού. Στο αρχείο μηνυμάτων βλέπει σε ποιον στάλθηκε υπενθύμιση και σε ποιον όχι.
Κλινική ή ιατρικό κέντρο
Με πολλά ραντεβού τη μέρα σε πολλούς επαγγελματίες, η επιβεβαίωση με το χέρι δεν βγαίνει. Το μήνυμα συμπληρώνει μόνο του τον γιατρό, την υπηρεσία, την ημέρα και την ώρα κάθε ραντεβού.
Ιατρεία με τακτική επανεξέταση
Όπου ο ασθενής πρέπει να ξανάρθει σε τρεις ή έξι μήνες, το μήνυμα επανεξέτασης αντικαθιστά τη λίστα με τα «να τον πάρουμε τηλέφωνο».
Τι κάνει η εφαρμογή ClinicBrain ως appointment reminder software
| Τι | Τι κάνει | Τι κερδίζετε |
|---|---|---|
| Χρόνος αποστολής | Μία μέρα και μία ώρα πριν από το ραντεβού. Αλλάζετε τον χρόνο ή προσθέτετε κι άλλες υπενθυμίσεις. | Ο ασθενής το θυμάται και την προηγούμενη και λίγο πριν ξεκινήσει. |
| Κανάλι | SMS, email ή και τα δύο, ξεχωριστά για κάθε μήνυμα. | Διαλέγετε πώς φτάνει το κάθε μήνυμα. |
| Δικό σας κείμενο | Γράφετε το μήνυμα. Όνομα ασθενή, ημερομηνία, ώρα, υπηρεσία, γιατρός, όνομα και τηλέφωνο ιατρείου συμπληρώνονται αυτόματα. | Το μήνυμα μιλά όπως μιλά το ιατρείο σας. |
| Μετρητής και προεπισκόπηση | Ζωντανός μετρητής χαρακτήρων και εικόνα του μηνύματος όπως θα το διαβάσει ο ασθενής. | Ξέρετε αν το κείμενο χωρά σε ένα μήνυμα πριν το αποθηκεύσετε. |
| Όνομα αποστολέα | Ο ασθενής βλέπει το όνομα του ιατρείου. | Καταλαβαίνει αμέσως ποιος του γράφει. |
| Μήνυμα επανεξέτασης | Φεύγει μήνες μετά την επίσκεψη, για παράδειγμα σε 3 ή 6 μήνες. | Η επανεξέταση δεν εξαρτάται από τη μνήμη κανενός. |
| Αρχείο «Υπενθυμίσεις» | Κάθε μήνυμα: σε ποιον, πότε, αν στάλθηκε. | Ελέγχετε τι έφυγε χωρίς να ρωτήσετε κανέναν. |
| Μετά την επίσκεψη | Σύντομο μήνυμα που ζητά την ειλικρινή γνώμη του ασθενή στο Google. Δεν φεύγει σε όποιον σημειώθηκε «Δεν ήρθε» ή ακύρωσε. | Η ίδια ροή μηνυμάτων δουλεύει και για τις κριτικές του ιατρείου. |
Θέλετε να το δείτε να δουλεύει; Σε μια βιντεοκλήση 15–20 λεπτών σας το δείχνουμε και βγάζουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Κλείστε κλήση.
Τι είναι το appointment reminder software και πώς δουλεύει;
Είναι ένα πρόγραμμα που διαβάζει το ημερολόγιο του ιατρείου και στέλνει μήνυμα στον ασθενή πριν από το ραντεβού. Δεν χρειάζεται κάποιος να πατήσει «αποστολή». Η σειρά είναι απλή:
- Η γραμματεία ή ο γιατρός γράφει το ραντεβού στο ημερολόγιο, με το κινητό του ασθενή.
- Μία μέρα πριν φεύγει η πρώτη υπενθύμιση. Μία ώρα πριν, η δεύτερη.
- Ο ασθενής τη διαβάζει στο κινητό του. Δεν εγκαθιστά τίποτα.
- Μετά το ραντεβού, το σημειώνετε «Ολοκληρώθηκε» ή «Δεν ήρθε».
Δύο προϋποθέσεις ισχύουν πάντα: η υπενθύμιση φεύγει μόνο για ραντεβού γραμμένο στο ημερολόγιο και μόνο αν ο ασθενής έχει αριθμό κινητού. Ραντεβού που έμεινε σε χαρτάκι δεν θα υπενθυμιστεί.
Τα ξένα εργαλεία προσφέρουν συχνά και φωνητικές κλήσεις, απάντηση επιβεβαίωσης από τον ασθενή ή λίστα αναμονής. Η εφαρμογή ClinicBrain δεν κάνει κλήσεις. Για τα άλλα δύο, ρωτήστε μας στην κλήση. Το βασικό σενάριο το αναλύει ο οδηγός για την αυτόματη υπενθύμιση ραντεβού.
Τι να προσέξει ένα ελληνικό ιατρείο σε ένα appointment reminder software;
Τη γλώσσα του μηνύματος, πριν από οτιδήποτε άλλο. Πολλά εργαλεία του εξωτερικού είναι φτιαγμένα για λατινικούς χαρακτήρες, και εκεί ένα γραπτό μήνυμα χωρά περισσότερο κείμενο. Με ελληνικούς χαρακτήρες χωρά 70. Ένα κείμενο που φαίνεται σύντομο μπορεί να σπάσει σε δύο ή τρία μηνύματα.
Ελέγξτε τέσσερα σημεία:
- Μετρητής. Σας δείχνει το πρόγραμμα πόσους χαρακτήρες έχετε γράψει, με τα ελληνικά μετρημένα σωστά;
- Αποστολέας. Βλέπει ο ασθενής το όνομα του ιατρείου ή έναν άγνωστο αριθμό;
- Κείμενο. Το γράφετε εσείς ή είναι έτοιμη, μεταφρασμένη φράση;
- Έλεγχος. Υπάρχει αρχείο που δείχνει τι στάλθηκε και σε ποιον;
Στην εφαρμογή ClinicBrain υπάρχουν και τα τέσσερα. Ένα παράδειγμα που χωρά σε ένα μήνυμα: «Ραντεβού αύριο Τρίτη 18:30 στο ιατρείο. Για αλλαγή καλέστε μας.» Περισσότερα παραδείγματα έχει ο οδηγός για την υπενθύμιση ραντεβού με μήνυμα στο κινητό.
Πώς δουλεύει ένα patient recall system για την επανεξέταση;
Στέλνει μήνυμα στον ασθενή μήνες μετά την επίσκεψη, για να του θυμίσει ότι ήρθε η ώρα να ξανάρθει. Στα αγγλικά αυτό λέγεται recall. Διαφέρει από την υπενθύμιση σε ένα σημείο: δεν υπάρχει ακόμη ραντεβού. Το μήνυμα ζητά από τον ασθενή να κλείσει ένα.
Στην εφαρμογή ClinicBrain το ορίζετε στους «Αυτοματισμούς»: μετά από πόσο καιρό φεύγει το μήνυμα, για παράδειγμα σε 3 ή 6 μήνες, και τι λέει. Ο ασθενής τηλεφωνεί στο ιατρείο και η γραμματεία γράφει το ραντεβού. Από εκεί και πέρα αναλαμβάνουν οι κανονικές υπενθυμίσεις.
Το μήνυμα αφορά τη φροντίδα του ίδιου του ασθενή. Δεν είναι προωθητικό, και η εφαρμογή δεν προορίζεται για μαζικές αποστολές. Για το πώς διατυπώνεται σωστά, δείτε τον οδηγό για την επανάκληση ασθενών για επανεξέταση. Το ημερολόγιο που βρίσκεται από πίσω το περιγράφει το σύστημα διαχείρισης ραντεβού.
Reduce no-shows: πόσα ραντεβού χάνονται και τι αλλάζει μια υπενθύμιση;
Κάντε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Αν χάνετε 2 ραντεβού την εβδομάδα επειδή ο ασθενής το ξέχασε, σε 50 εβδομάδες είναι 100 ραντεβού τον χρόνο. Αυτές οι ώρες δεν ξαναγεμίζουν: ο γιατρός ήταν εκεί, ο ασθενής όχι.
Η υπενθύμιση δουλεύει πάνω σε μία αιτία απουσίας, τη λήθη. Όποιος ξέχασε το ραντεβού το θυμάται. Όποιος δεν μπορεί να έρθει έχει μια αφορμή να ειδοποιήσει, και η ώρα μπορεί να δοθεί σε άλλον. Δεν αλλάζει κάτι για όποιον αποφάσισε να μην έρθει. Για αυτό λέμε ότι οι απουσίες δεν μηδενίζονται και δεν υποσχόμαστε ποσοστό.
Για να ξέρετε τι συμβαίνει στο δικό σας ιατρείο, σημειώνετε κάθε χαμένο ραντεβού ως «Δεν ήρθε». Έτσι η απουσία γράφεται στο ιστορικό του ασθενή αντί να μένει εντύπωση. Τον ίδιο λογαριασμό τον κάνουμε μαζί στη βιντεοκλήση, με τα ραντεβού της δικής σας εβδομάδας. Ο οδηγός για το ημερολόγιο ραντεβού ιατρείου δείχνει πώς στήνεται η βάση.
Τι δεν κάνει και τι δεν υπόσχεται
- Δεν μηδενίζει τις απουσίες και δεν εγγυάται αποτέλεσμα. Τα «100+ επιπλέον ραντεβού τον χρόνο» είναι στόχος, όχι υπόσχεση.
- Δεν στέλνει υπενθύμιση για ραντεβού που δεν γράφτηκε στο ημερολόγιο ή σε ασθενή χωρίς αριθμό κινητού.
- Δεν είναι εργαλείο για μαζικά προωθητικά μηνύματα. Τα μηνύματα αφορούν το ραντεβού ή την επανεξέταση του ασθενή.
- Δεν έχει τηλεφωνία: δεν καλεί τον ασθενή και δεν απαντά στο τηλέφωνο του ιατρείου.
- Δεν έχει δημόσια σελίδα όπου ο ασθενής κλείνει ή αλλάζει μόνος του ραντεβού.
- Για λίστα αναμονής ή διαφορετικό κείμενο ανά υπηρεσία, ρωτήστε μας στην κλήση: δεν τα υποσχόμαστε εδώ.